Strategaethau digidol awdurdodau lleol

Chart 1: Strategic breakdown of the topic of local authority digital strategies

Mae’r Trosolwg hwn yn cynnwys 16 o’r 22 Awdurdod Lleol (ALl) yng Nghymru. Mae’r 6 ALl sydd heb eu cynnwys yn cyhoeddi eu Polisïau Digidol ar ddechrau’r flwyddyn ariannol, felly nid oeddent ar gael adeg ysgrifennu’r Trosolwg hwn. 

Mae Siart 1 yn dangos nodweddion cyffredin y polisïau. Dylid nodi fod pob polisi wedi pwysleisio diddordeb mewn creu gwell profiad i’r defnyddiwr, sef trigolion eu bwrdeistref sirol, ond nid yw hyn wedi’i gynnwys yn y siart gan y gellir ei gymryd yn ganiataol. Ar gyfer pob pwynt strategol a gynhwysir yn Siart 1, ceir trosolwg cryno isod o’r hyn y soniodd yr ALl amdano ac unrhyw sylwadau perthnasol.

Newid Mewnol i’r Ffordd o Weithio

Roedd 94% o’r Polisïau Digidol yn cynnwys yr angen i newid y ffordd y maent yn gweithio i fod yn fwy ‘Ystwyth’. Y prif gamau a amlinellwyd i gyflawni hyn oedd rhoi ffonau symudol a gliniaduron i’r gweithwyr, i’w galluogi i weithio gartref. 

Crynodeb

Mae rhai i’w gweld wedi camddeall yr hyn a olygir gan ‘Weithio Ystwyth’; byddai ‘gweithio’n hyblyg’ yn derm mwy priodol ar gyfer rhoi ymreolaeth i weithwyr dros ble maent yn gweithio. 

Fodd bynnag, mae rhai Awdurdodau Lleol yn manylu ar ffordd fwy confensiynol Ystwyth o weithio. Os yw hyn yn ddymunol, byddai sicrhau cyfathrebu mewnol cywir yn allweddol ar gyfer mabwysiadwyr cynnar. Byddwn yn awgrymu y gallai rhai cynghorau elwa ar fabwysiadu meddalwedd all eu helpu i fodloni eu nodau Ystwyth – megis offer cydweithio a byrddau Kanban digidol.

Seilwaith

Mae 88% o’r Polisïau Digidol yn amlygu’r angen i allu cyrraedd pob cymuned. 

Crynodeb

Mae hyn yn fwy o ofyniad TGCh nag o dasg y Gwasanaethau Digidol. Fodd bynnag, bydd angen ystyried hyn wrth greu gwasanaethau digidol, h.y. sut i greu’r un safon o wasanaeth i drigolion allai fod yn wynebu rhwystrau i ddefnyddio gwasanaethau digidol.

Data

Mae 63% o’r Polisïau Digidol yn tynnu sylw at ddata. Mae nifer yn sôn am yr angen i ddata lywio penderfyniadau mewnol yn y dyfodol. Hefyd, nodwyd fod Data yn gwella’r gwasanaeth drwy gyflymu penderfyniadau.

Crynodeb

Er mwyn gallu cyflawni’r uchelgais o broses wneud penderfyniadau wedi’i llywio gan ddata, byddai’n werthfawr cael fformat safonol o adrodd ar ddata ar draws yr Awdurdodau Lleol, y gellir ei gyfuno er mwyn gallu gweld dadansoddiadau ar lefel genedlaethol.  

Crybwyllwyd Data hefyd fel ffordd o wella’r gwasanaeth: 

Clyfar: Mae ambell i bolisi yn sôn yn benodol am Ddata Clyfar. Gellir defnyddio hwn i arbed amser i’r defnyddiwr, ac i weithrediadau mewnol y Cyngor, drwy roi camau gweithredu ar waith yn yr amser presennol gan ddefnyddio’r data sydd ar gael. Gallai hyn gyflymu gwasanaethau. 

Agored: Mae Data Agored hefyd wedi’i amlygu fel rhywbeth i’w wella. Mae yna nifer o fanteision i gael data agored mewn democratiaeth. Mae’n rhoi cyfle i drigolion wneud asesiadau gwybodus, wedi’u hategu gan ddata amrwd, o berfformiad llywodraethau lleol ac ehangach. Fodd bynnag, bydd angen cymryd gofal o ran sut y caiff y data ei storio. Ni fydd rhoi llawer o ddata a gwybodaeth ar dudalen we yn hawdd i ddefnyddiwr ei ddeall . Gallai gwneud hyn arwain at honiadau o fod yn fwriadol gamarweiniol; gellir nodi Enron fel enghraifft eithafol. Er mwyn osgoi hyn, bydd angen ystyried sut i gyflwyno’r data. Bydd angen ei osod mewn ffordd hawdd ei amgyffred, gan osgoi llethu’r defnyddiwr gyda gormod o ddata neu gynnwys cymhlethdodau democrataidd sy’n anodd eu deall.  

Rhannu Data â sefydliadau eraill

Gellid bod wedi cynnwys hyn o fewn yr adran Data Clyfar, ond mae wedi cael ei osod ar wahân am ei fod yn nod benodol y mae Awdurdodau Lleol wedi’i nodi’n gyson. 

Crynodeb

Gall rhannu data defnyddwyr rhwng sefydliadau helpu rhoi darlun mwy cyflawn o’r unigolyn. Gall hyn fod yn arbennig o fuddiol o fewn Gofal Iechyd. Gall rhannu data’r Gwasanaethau Cymdeithasol â’r GIG, os yw hynny’n briodol, helpu Meddygon Teulu i ddeall amgylchiadau personol y claf, ac ystyried hynny wrth wneud diagnosis. 

Gall cyfuno systemau hefyd helpu gwella profiad y defnyddiwr. Er enghraifft, lleihau achosion o ddyblygu cofnodion data drwy lenwi gwybodaeth trigolion yn awtomatig. 

Canolbwynt Hunanwasanaeth

Nododd 69% o’r 16 Awdurdod Lleol fod Canolbwynt Hunanwasanaeth yn gam gweithredu, er mwyn creu gwell profiad i’r trigolion. Ystyrir y Canolbwynt yn fan lle mae’r holl wybodaeth a gwasanaethau’n cael eu storio mewn perthynas â’r unigolyn. Mae potensial i bob sefydliad cyhoeddus fwydo i mewn i’r canolbwynt. 

Crynodeb

Byddai hwn yn brosiect sylweddol, lle byddai’n rhaid meddwl am nifer helaeth o ystyriaethau. Dyma enwi rhai:

• Deall anghenion y trigolion a’r busnesau, er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn effeithiol ac yn effeithlon
• Creu gwasanaeth cyson ar draws sefydliadau integredig
• Bod yn barod i newid strwythurau sefydliadol mewnol i ateb gofynion y gwasanaeth
• Sut i wneud y gwasanaeth yr un mor hawdd ei ddefnyddio i bob unigolyn. 

Hyfforddiant i Drigolion

Mae ychydig o dan hanner y Polisïau Digidol yn nodi ffocws ar hyfforddi trigolion i allu defnyddio dyfeisiau electronig, cyfarpar TGCh a Gwasanaethau Digidol.  

Crynodeb

Hyd yn oed os yw’n llwyddiannus, bydd carfan o’r boblogaeth na fydd eisiau cael eu haddysgu ac na fydd byth yn ddigidol hyfedr. Bydd hyn yn golygu y byddant yn amharod i ddefnyddio Gwasanaethau Digidol. Mae angen i wasanaethau sy’n cael eu creu ystyried hyn a chyfuno dulliau all-lein o ddarparu gwasanaeth gydag atebion ar-lein, gan roi dewis i drigolion heb eu llethu â dewisiadau.

Awgrymiadau

Mae dwy nodwedd i’w gweld isod sydd ar goll o’r mwyafrif o’r Polisïau Digidol. 

Ymchwil Defnyddwyr 

Mae ymchwil defnyddwyr yn sail hanfodol i strategaeth ddylunio. Mae’n galluogi’r gwasanaeth digidol i ddarparu’r canlyniadau gorau posibl ar gyfer anghenion y trigolion. Hefyd, ymhellach ymlaen, dyma fydd y data ansoddol a meintiol y gellir dibynnu arno i ategu penderfyniadau am ddylunio gyda budd-ddeiliaid a phwyllgorau llywio.  

Mae angen i Awdurdodau Lleol gynnal ymchwil defnyddwyr er mwyn deall y pwyntiau pryder presennol yn y gwasanaethau, beth mae’r trigolion ei eisiau, ac yna cofnodi gwahanol ymddygiadau a nodweddion y trigolion. Bydd hyn yn rhoi catalog cynhwysfawr o ddata ansoddol a meintiol i’r prosiect er mwyn llywio dyluniad y gwasanaeth.   

Ymddygiad Trigolion

Mae yna ambell i bolisi sy’n gwneud tybiaethau ar sail y ddemograffeg y mae defnyddiwr penodol yn dod o’i mewn. Gall hyn arwain at ddefnyddio stereoteipiau i gyfiawnhau dyluniad gwasanaethau ar gyfer pobl o oed neu gefndir penodol. 

Dylai data ansoddol effeithiol fynd i lefel ddyfnach o fanylder. Yn lle gosod y boblogaeth o fewn grwpiau penodol, bydd cofnodi ymddygiadau yn ychwanegu mwy o werth. Bydd clustnodi llond llaw o ymddygiadau cyffredin ymysg trigolion, ac yna sicrhau bod y gwasanaethau sy’n cael eu creu yn gwasanaethu’r grwpiau hyn, yn fwy buddiol.