Prosiect Gwella Gwasanaeth Blaenau Gwent – Blog clo

Mae Prosiect Gwella Gwasanaeth Blaenau Gwent bellach yn dod i ben ac felly bydd y blog hwn yn adlewyrchu ar yr hyn a wnaethom dros gwrs y prosiect, beth a ddysgom a beth sy’n digwydd nesaf. Gweler ein blogiau blaenorol am y prosiect i gael mwy o gyd-destun o ran y rhesymau tu ôl i’r prosiect a’r gwaith mae staff Cyngor Blaenau Gwent eisoes wedi gwneud.

Yr hyn a wnaethom

Sefydlom dîm prosiect yn cynnwys staff cyngor Blaenau Gwent a CLlLC a ddatblygodd cynllun prosiect tri Sbrint, 10 wythnos i wella’r gwasanaeth adrodd am sbwriel cyfredol y cyngor, a oedd yn cynnwys dilyn gweithgareddau ymchwil defnyddwyr a dylunio cynnwys.

• Profi defnyddioldeb y gwasanaeth cyfredol
• Ymarferion trefnu cardiau i weld sut mae defnyddwyr eisiau strwythuro’r cynnwys
• Ymholiad defnyddwyr i ddeall yr iaith a ffefrir
• Diffinio anghenion defnyddwyr
• Adolygu cynnwys presennol ac enghreifftiau o arferion da
• Datblygu cynnwys newydd a gwell

Beth rydym wedi ei ddysgu

Roedd y profion defnyddioldeb yn dangos i ni;

• Bod y gwasanaeth presennol yn anodd i’w ddarganfod ac mae hyn yn rwystr sylweddol
• Bod y gwasanaeth presennol yn anodd ei ddefnyddio ac yn rhwystredig, a all arwain at ddefnyddwyr yn ffonio’r cyngor
• Mae gormod o wybodaeth ar y wefan ac mae’r iaith a ddefnyddir yn gymhleth
• Roedd well gan y preswylwyr a gymerodd ran, ddefnyddio’r ap yn hytrach na’r wefan

Roedd trefnu’r cardiau yn dangos i ni fod mwyafrif y defnyddwyr eisiau gweld y cynnwys presennol yn cael ei ail-strwythuro i’r themâu cyffredinol canlynol:

• Canolfannau ailgylchu a gwastraff cartref
• Adrodd
• Rheoli Anifeiliaid
• Gwybodaeth

Yn ystod yr ymarferion trefnu cardiau, gofynnwyd i’r cyfranogwyr am eu barn ar yr eiconau a thermau/iaith a oedd yn cael ei ddefnyddio ar hyn o bryd. Roedd yr holl gyfranogwyr yn cytuno fod mwyafrif yr eiconau a ddefnyddiwyd yn ddryslyd iawn ac yn agored i ddehongliad ac roedd llawer o’r iaith a ddefnyddiwyd yn aneglur.

Yn ogystal â’r mewnwelediad o’n hymchwil, fy ddysgom hefyd ein bod wedi tanbrisio effaith llwyth gwaith cyfredol staff cyngor Blaenau Gwent ar y prosiect. Roedd rhai achosion lle roedd staff y cyngor yn ei chael yn anodd cwblhau eu gweithgareddau o fewn y terfynau amser cynlluniedig gan nad oedd ganddynt y gallu, ac yn y dyfodol dylai hyn gael ei gydnabod trwy ganiatáu mwy o hyblygrwydd.

Hefyd roedd newid mewn cwmpas nad oeddem wedi’i ragweld, wrth i’r ymchwil defnyddwyr ddatgelu cyfleoedd ychwanegol i wneud gwelliannau i’r gwasanaeth. Roedd hyn yn cynnwys newidiadau i’r ffurflen yr oedd dinasyddion yn ei ddefnyddio i adrodd am sbwriel a gohebiaeth e-bost perthnasol, ar y cyd â’r cynnwys newydd ar gyfer y wefan oedd wedi’i gynllunio i ddechrau.

Yn sgil y ffactorau hyn, cytunodd y tîm prosiect ymestyn y prosiect er mwyn lletya’r blaenoriaethau ychwanegol yr oedd tîm Blaenau Gwent yn delio â nhw. Felly symudwyd dyddiad diwedd y prosiect o’r dyddiad disgwyliedig yng nghanol mis Rhagfyr 2022 i ddiwedd Chwefror 2023.

Beth nesaf

Mae’r cynnwys newydd wedi mynd drwy brofion defnyddioldeb ychwanegol ac mae bellach yn fyw ar wefan cyngor Blaenau Gwent. Ein cynllun rŵan yw caniatáu tri mis i’r gwasanaeth newydd gael ei redeg a’i ddefnyddio, ac ar ddiwedd y cyfnod hwnnw byddwn yn dadansoddi’r data defnyddio a chymharu hyn gyda data tebyg a gasglwyd cyn i’r gwasanaeth newid.

Rydym yn gobeithio gweld gwelliant nodedig yn nefnydd y gwasanaeth hwn ac ein bod yn gallu tystiolaethu fod y gwaith a gyflawnwyd wedi creu gwell gwasanaeth ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth ac ar gyfer y cyngor.  Os felly, byddwn yn defnyddio’r profiad hwn fel astudiaeth achos i’w gyflwyno i rai o uwch wneuthurwyr penderfyniadau allweddol, nad ydynt eto’n deall gwerth gwirioneddol Dylunio sy’n Canolbwyntio ar y Defnyddiwr (UCD), er mwyn annog mwy o UCD i gael ei ddefnyddio wrth ddylunio gwasanaethau’r cyngor.

Bydd staff Blaenau Gwent sydd wedi gweithio ar y prosiect yn siarad mwy am y rhesymau tu ôl i’r prosiect a’r gwaith maent wedi’i gyflawni mewn sesiwn dangos a dweud ddydd Iau 20 Ebrill am 11am. Os hoffech chi fynychu, e-bostiwch ni timdigidol@wlga.gov.uk ac fe anfonwn ni wahoddiad atoch chi.