Prosiect Tlodi Bwyd Merthyr – Blog Cau’r Prosiect

Mae gwaith Cyngor Merthyr Tudful ar drechu tlodi yn rhychwantu pob maes polisi gan gynnwys Addysg, Adfywio Cymunedol a Gwasanaethau Cymdeithasol. Ei ddull yw canolbwyntio ar ymyrraeth gynnar ac atal.

Ei nod yw nodi ffyrdd dibynadwy o nodi ac olrhain dinasyddion sydd mewn perygl o ddisgyn i dlodi bwyd ymhell cyn i’w sefyllfa ddod yn ddifrifol. Ystyriwyd bod cael gwell dealltwriaeth o ddata presennol (gwybodaeth) yn un ffordd bosibl o ddatrys y nod hwn.

Yn dilyn cyfnod o ddarganfod, dangosodd ein canfyddiadau fod gwybodaeth yn ymwneud â dinasyddion unigol wedi’i lleoli ar draws systemau’r Cyngor gyda hawl i wybodaeth yn aml wedi’i ynysu o fewn timau penodol.

Nod y cam alffa dilynol oedd ehangu’r defnydd o wybodaeth sydd wedi’i hynysu i ddatrys y mater yn ymwneud â swyddogion ddim yn ymwybodol o newid diweddar mewn amgylchiadau sy’n rhoi dinesydd dan eu gofal mewn mwy o berygl, er bod y newid ar gael rhywle ar system y Cyngor.

Drwy gael mynediad at y wybodaeth atodol amserol hon, y syniad oedd y byddai gan swyddogion ddarlun llawnach o’r hyn sy’n digwydd, gan eu rhoi mewn sefyllfa gryfach i gyflwyno ymyriadau cynnar wedi’u targedu.

Bu i ni osod yr amcanion alffa canlynol:

• Dod o hyd i ffordd ddibynadwy o nodi ac olrhain dinasyddion sydd mewn perygl o ddisgyn i dlodi ymhell cyn i’w sefyllfa ddod yn ddifrifol.
• Profi ein gallu i ddod â data o sawl system Cyngor ynghyd yn ddiogel mewn un ddelwedd gyfunol.
• Defnyddio’r wybodaeth gyfunol i greu adroddiad statws Coch, Oren, Gwyrdd (COG) o ddinasyddion unigol sydd mewn perygl o lithro i dlodi bwyd.
• Gallu dweud yn hyderus bod gennym ddatrysiad hyfyw a chost-effeithiol i’r broblem sy’n werth ei gyflwyno i beta.

Roedd yr alffa yn canolbwyntio ar dri maes: cysylltu â ffynonellau data, nodi dangosyddion tlodi allweddol, a sicrhau defnydd priodol o ddata.

Heriau a wynebwyd

Amser 

Oherwydd blaenoriaethau sy’n gwrthdaro roedd sicrhau amser gyda budd-ddeiliaid yn aml yn cymryd mwy o amser nag anghenion iteriad, gan arwain at oedi gyda chynnydd.

Sicrhau defnydd priodol o ddata

Profodd y maes ffocws hwn i fod y mwyaf heriol ac achosodd oedi o ran cynnydd a chyflymder y tîm, gyda’r tîm yn canolbwyntio’r holl weithgareddau ar fynd i’r afael â materion cydymffurfio sy’n ymwneud â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR).

Gan weithio gydag arweinyddiaeth y Cyngor, ei Swyddfa Preifatrwydd Data ac arbenigwyr pwnc o Lywodraeth Cymru, bu i ni geisio cael sail gyfreithiol ar gyfer casglu a defnyddio data personol ar sail bod y prosesu yn angenrheidiol i swyddogion gyflawni tasg er lles y cyhoedd.

Ceisiodd y Swyddfa Preifatrwydd Data nodi cyfraith benodol a fyddai’n caniatáu i’r Cyngor ymgymryd â’r prosesu ond barnwyd fod y cwbl yn anaddas.

Un datrysiad posibl oedd ceisio caniatâd gan sampl peilot bach o ddinasyddion. Fodd bynnag, roedd y prosiect o’r farn bod hyn yn annibynadwy gan na fyddai’n ddigon trylwyr i ddangos bod y Cyngor yn nodi dinasyddion ‘nad ydynt yn cael sylw’ ac yn darparu mwy o ymyriadau cynnar.

Ymgysylltu â’r gwerthwr

Ymgysylltwyd â thri gwerthwr cymhwysiad yn ystod yr alffa: Capita One, Civica, a Northgate. Cymerodd lawer mwy o amser na’r disgwyl i nodi a chael sgyrsiau ystyrlon gyda’r bobl gywir mewn swyddogaethau megis masnachol, technegol a chontractio.

Trwyddedu cymhwysiad

Roedd yr alffa yn canolbwyntio ar bedair system: Capita One Single View (ychwanegiad newydd, y pwrpas yw cynhyrchu un ddelwedd data gyfunol), a thri llwyfan data presennol: Capita One Education, Civica Housing, a Northgate Revenues and Benefits.

Roedd gan Single View ffi trwydded flynyddol (wedi’i hepgor ar gyfer yr alffa) ac roedd angen ffioedd amrywiol ar bob un o’r systemau presennol i gael mynediad i’r rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API). Ar gyfer yr alffa, datblygwyd gwaith i gasglu data trwy nodweddion adrodd pob cynnyrch, sy’n iawn, ond yn ddelfrydol mae sefydlu cysylltiad rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau yn well.

Gwersi a Ddysgwyd

• Deall, wrth gynnig datrysiad arloesol, ei fod yn fwy angenrheidiol nag erioed i sicrhau bod yr holl bartïon â diddordeb yn gyson, a bod pob un yn cefnogi nodau’r prosiect ac yn glir ynghylch ei gwmpas a’i amcanion.
• Mabwysiadu dull diogelu data yn ôl cynllun ac yn ddiofyn wrth ddatblygu’r datrysiad i helpu i sicrhau cydymffurfiaeth ag egwyddorion sylfaenol GDPR y DU a ffocws ar atebolrwydd.
• Ymgysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i gael arweiniad ar y syniad a’r dull datrysiad.
• Ymgysylltu â Swyddog Preifatrwydd Data’r sefydliad i gynnal Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data (DPIA) fel blaenoriaeth gychwynnol.
• Ymgysylltu â rheolwyr sianel sy’n gyfrifol am systemau gwybodaeth Cynghorau fel blaenoriaeth gychwynnol.
• Ymgysylltu â gwerthwyr systemau gwybodaeth y Cyngor sydd i’w cysylltu i ddeall unrhyw atalwyr neu gostau gwasanaeth neu drwydded.
• Chwilio am ffyrdd cynaliadwy o helpu budd-ddeiliaid i gynllunio ar gyfer y prosiect, a dod o hyd i amser i ymgysylltu ag ef, mewn ffordd sy’n gweithio iddyn nhw ac i anghenion cyflymder y prosiect.

Casgliadau

Pennwyd bod gweithgareddau yn ymwneud â chysylltu â ffynonellau data a nodi dangosyddion yn llwyddiannus. Fodd bynnag, roedd natur arloesol y gwaith yn golygu ein bod wedi cyrraedd sefyllfa o gyfyng-gyngor o ran gorfod dangos pwrpas cyfreithlon ar gyfer cyfuno’r data (sy’n ofynnol i fodloni rhwymedigaethau Erthygl 5(1)(b) GDPR y DU)  heb ei gyfuno’n gyntaf er mwyn caniatáu i ni brofi’r ddamcaniaeth y byddai gwneud hynny o fudd i ddinasyddion lleol drwy leihau’r nifer sy’n disgyn i dlodi bwyd.

O ganlyniad, collodd tîm y prosiect hyder o ran gallu gwneud yr hyn a oedd yn angenrheidiol o fewn y gyllideb, yr amserlen, a’r bobl a oedd ar gael i barhau i brofi, felly cafodd yr alffa ei atal.

Argymhellion

Darganfod sut i ddefnyddio data yn gywir

Er bod y Swyddog Preifatrwydd Data wedi cael trafferth cwblhau Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data ar gyfer y prosiect hwn, yn seiliedig ar ein profiadau a’r gwersi a ddysgwyd, credir ei bod yn dal yn ymarferol i feithrin dealltwriaeth a defnydd o ddata sy’n arwain y sector ar draws llywodraeth leol Cymru. Ein hargymhelliad felly yw ffurfio prosiect newydd gyda’r nod o:

• Ddangos bod rhannu data o wahanol ffynonellau data o fewn Cyngor yn ymarferol ac yn gyfiawnadwy at ddiben dilys.
• Cyfeirio at yr arbenigedd proffesiynol sylweddol a’r cymorth sydd ar gael i helpu Swyddogion Preifatrwydd Data i wneud Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data wrth rannu data.
• Dangos yr angen i ddarganfod ffyrdd o wella gwybodaeth Swyddog Preifatrwydd Data a rhoi hwb i’w hyder wrth fonitro’r risgiau parhaus sy’n gysylltiedig â rhannu data.

Rhoi cynnig arall arni

Os yw’n profi’n ymarferol i helpu Swyddogion Preifatrwydd Data Cynghorau i gael cyfiawnhad dilys a chefnogi’r broses rhannu gwybodaeth o wahanol ffynonellau data o fewn eu Cyngor, yna ein hargymhelliad yw dal ati a ffurfio prosiect newydd gan fod y canlyniadau buddiol posibl yn werth y buddsoddiad.