Darganfod Data Tlodi Bwyd Merthyr Tudful

Yn ddiweddar rydym wedi cwblhau’r cam Darganfod o brosiect Data Tlodi Bwyd Merthyr Tudful, a ffurfiwyd i weld a fyddai modd cyfuno’r data ar ddinasyddion a gedwir mewn amryw systemau gan gynghorau er mwyn helpu swyddogion i adnabod y dinasyddion hynny sydd dan fygythiad o wynebu tlodi cyn gynted â phosib.

Cefndir

Mae tua thrigain mil o bobl yn byw yn ardal Cyngor Merthyr Tudful. Yma mae’r incwm canolrifol isaf ond un yng Nghymru, ac mae chwarter o’r holl ddisgyblion yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim.

Mae’r Cyngor yn mynd i’r afael â thlodi ymhob maes polisi, gan gynnwys Addysg, Adfywio Cymunedol a Gwasanaethau Cymdeithasol. Ei nod yw canolbwyntio ar ymyrraeth gynnar ac atal.

Ar sail y gwersi a ddysgwyd wrth ymateb i’r pandemig, cydnabu’r Cyngor na fyddai gwneud pethau’r un fath ag o’r blaen yn ddigon i ddelio â’r argyfwng costau byw y mae ei ddinasyddion yn ei wynebu. Roedd angen dod o hyd i ffordd newydd o edrych ar bethau.

Yr hyn oedd eisiau oedd dull dibynadwy o adnabod ar olrhain hynt dinasyddion dan fygythiad o wynebu tlodi, a hynny beth amser cyn i’w sefyllfa droi’n enbyd. Penderfynwyd mai’r ffordd o gyflawni’r nod hwnnw oedd meithrin gwell dealltwriaeth o’r data oedd eisoes yn bod.

Cydnabu arweinwyr y Cyngor fod angen cymorth arbenigol â hyn ac felly fe geisiwyd cyngor Tîm Digidol Llywodraeth Leol Cymru ac aethpwyd ati i ffurfio prosiect darganfod.

Beth wnaethom ni

Dros gyfnod o dri mis cydweithiom ag amryw wasanaethau’r Cyngor ynghyd â nifer fechan o’i sefydliadau trydydd sector gan gynnwys pantrïoedd bwyd lleol, darparwyr tai ac elusennau cenedlaethol.

O’r cychwyn cyntaf cawsom gefnogaeth Gweinidogion Llywodraeth Cymru, cymorth ariannol gan Adran Cymunedau a Threchu Tlodi a chefnogaeth i rwydweithio â sefydliadau atal tlodi y tu allan i Ferthyr Tudful, a bu’r Uned Gwyddor Data’n rhoi cyngor defnyddiol ynglŷn â’r arferion gorau wrth ymdrin â data, ymysg pethau eraill.

Roedd i’r prosiect dri o brif feysydd gweithgarwch: ymchwilio i’r defnyddwyr, ymchwilio i’r data, a thrin data.

Ymchwilio i’r defnyddwyr

Ein nod oedd gwneud gwaith ymchwil er mwyn cael safbwynt y dinasyddion o fyw mewn tlodi bwyd ym Merthyr Tudful. I gyflawni hynny cynhaliwyd cyfweliadau lled-ffurfiol gyda charfan o ddinasyddion a ddetholwyd ar hap. Drwy ddadansoddi’r cyfweliadau hynny bu modd i Chris, ein Hymchwilydd Defnyddwyr, i greu nifer o bersonâu dinasyddion er mwyn galluogi’r tîm i adnabod pa ddata sy’n debygol o fod fwyaf defnyddiol.

Ymchwilio i’r data

Prosiect data yw hwn yn ei hanfod, ac roedd angen i unrhyw ddatrysiad posib gynnwys ffyrdd newydd neu well o ddefnyddio data. Canolbwyntiom felly ar sut oedd swyddogion y cyngor yn ymdrin â gwybodaeth yn feunyddiol a chanfod a fyddai unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Cynhaliom gyfweliadau â mwy nag ugain o swyddogion a gweithwyr cymorth yng Nghyngor Merthyr Tudful, y trydydd sector a chyrff eraill yn y sector cyhoeddus er mwyn magu dealltwriaeth o’r wybodaeth a ddefnyddir wrth ddarparu gwasanaethau’r Cyngor i ddinasyddion, neu a ddefnyddir wrth oruchwylio perfformiad cynlluniau tlodi bwyd a weithredir drwy gontractau allanol.

Roedd arnom hefyd angen ymchwilio i ffordd o ddod â’r holl ddata ynghyd mewn un lle, ac felly pan fuom yn sgwrsio â’r swyddogion fe gawsom gymorth gwasanaeth TGCh Merthyr Tudful i gael golwg ar amryw gyfryngau addas, gan fanteisio ar eu cysylltiadau yn y sector preifat.

Dadansoddwyd saith o systemau data Cyngor Merthyr Tudful a thair o systemau partneriaid allanol er mwyn gweld a allent fod yn ddefnyddiol, ac fe gategoreiddiwyd y data ymhob system yn ôl Demograffeg, Statws Iechyd, Taliadau Ariannol a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Cawsom hefyd gyngor gan dîm Banc Data SAIL ym Mhrifysgol Abertawe ynglŷn â sut y gallai’r casgliad hwnnw o drigain a mwy o gronfeydd data ymchwil ychwanegu gwerth at y prosiect.

Canfuwyd bod y rhan helaeth o swyddogion y Cyngor yn cyrchu/diweddaru gwybodaeth gan ddefnyddio un rhaglen oedd yn gysylltiedig â’u gwasanaeth, neu ddwy mewn rhai achosion. Ni wyddid llawer am ffynonellau eraill. Pan ddefnyddiwyd rhaglenni eraill gwnaed hynny’n anaml ac yn ôl y gofyn.

Trin data

Wrth argymell unrhyw ddatrysiad roedd hi’n bwysig cydymffurfio ag arferion trin data da er mwyn diogelu a gwarchod data’r dinasyddion.

Ar sail cyfarwyddyd a gafwyd o sail ffynhonnell daethom i’r casgliad y dylai unrhyw ddata oedd yn deillio o raglenni mewnol Cyngor Merthyr ddod o dan y cytundebau oedd eisoes yn bod ar gyfer rhannu data mewnol a diogelu data. Wrth gasglu gwybodaeth gan bartneriaid yn y trydydd sector neu’i rhannu â hwy, byddai’n rhaid adolygu’r cytundebau presennol ar gyfer diogelu data a’u diwygio fel y bo’n briodol.

Yn ogystal â hynny, cydymffurfiwyd yn llwyr â’r polisïau ar ddiogelu data a chyfrinachedd gydol y cyfnod Darganfod. Ni cheisiwyd data dinasyddion ar unrhyw adeg ac ni chafwyd mynediad atynt.

Ein canfyddiadau

Dangosodd ein gwaith ymchwil fod gwybodaeth am unigolion ac aelwydydd sydd mewn tlodi bwyd ar wasgar mewn amryw systemau, ac yn aml dim ond timau penodol sydd â mynediad ati. Dyblygir data’n aml ac mae’r data mewn rhai systemau’n fwy cywir a chyfoes nag eraill. Mae hyn oll yn ei gwneud yn anodd tynnu gwybodaeth o’r data a dod i gasgliadau y gellir gweithredu ar eu sail.

Daeth i’r amlwg nad oedd yr un rhaglen benodol yn rhoi darlun digon cyflawn o ddinasyddion a’r holl heriau y maent yn eu hwynebu mewn bywyd, ac felly mae’n debygol y byddai’n werth ymchwilio i ffyrdd o gyfuno gwybodaeth o amryw raglenni.

Yn yr un modd gallai ymchwilio i ddulliau posib o gyfuno ffynonellau data a phrosesu cyfres o ddangosyddion ar gyfer ymyrryd olygu bod modd adnabod yn gynnar a yw dinesydd dan fygythiad o wynebu tlodi bwyd.

Argymhellion

Cytunodd y tîm y cyflawnwyd y nod a bennwyd ar gyfer darganfod, gan argymell buddsoddi mewn cyfnod alffa er mwyn ymchwilio ymhellach i ddulliau posib o fodloni’r anghenion a ddaeth i’r amlwg yn ystod y cyfnod darganfod, a’u rhoi ar brawf.

Adolygodd Tîm Arwain Merthyr Tudful ein canfyddiadau ac argymhellion o’r cam darganfod gan gytuno i ddal i gefnogi’r prosiect drwy’r cyfnod alffa. Fe rannwn fwy o fanylion am gyfnod alffa’r prosiect mewn blog arall yn y dyfodol, felly cadwch lygad amdano. Gallwch hefyd cofrestrwch i gael ein newyddlen. sy’n sôn mwy am y gwaith rydyn ni’n ei gyflawni fel tîm.