Tynnu dogfennau PDF oddi ar y we. Un ar y tro.

Hygyrchedd

Tynnu dogfennau PDF oddi ar y we. Un ar y tro.

Gan Joanna Goodwin 0

Mae gwefannau awdurdodau lleol yn llawn dogfennau PDF. Mae’n siŵr bod gan bob un awdurdod lleol filoedd ohonyn nhw. 

Mae Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth wedi gwneud llawer o waith yn ystod y degawd diwethaf i dynnu dogfennau PDF o wasanaethau’r llywodraeth ganolog. Gallwch ddarllen eu canllawiau ar gyfer cyhoeddi dogfennau hygyrch ar gov.uk 

HTML ydi’r gorau

Yn syml, mae cynnwys HTML yn well a dylai’r holl gynnwys yr ydym ni’n ei gyhoeddi ar wefannau llywodraeth leol fod ar ffurf HTML.

Os nad ydi’ch dogfennau yn cyrraedd y safonau hygyrchedd, fe allwch chi fod yn torri Deddf Cydraddoldeb 2010.

Dyma restr o’r rhesymau dros ddefnyddio HTML a pham bod dogfennau PDF yn ddrwg i’r we:

  • Profiad gwell dim ots pa fath o ddyfais sydd gennych chi (dydi dogfennau PDF ddim yn ymatebol a dydyn nhw ddim yn newid eu maint i ffitio’r porwr)
  • Mynediad i bawb, ar gyfer pob dyfais, porwr, meddalwedd a thechnoleg gynorthwyol
  • Ar ffurf y gall peiriant ei darllen – yn dda ar gyfer optimeiddio peiriannau chwilio ac echdynnu ac ailddefnyddio data
  • Mae HTML yn defnyddio gosodiadau porwr felly mae modd i’r rheiny gyda gosodiadau wedi’u haddasu gael mynediad atyn nhw’n syth
  • Mae’r manteision optimeiddio peiriannau chwilio yn golygu bod modd i bobl ganfod gwybodaeth yn hawdd
  • Diogelu at y dyfodol
  • Dydi dogfennau PDF ddim wedi’u dylunio i’w darllen ar sgrin 
  • Maen nhw’n llawer anoddach i’w tracio a hysbysu dylunio ac iteriadau 
  • ● Gwrthdynnu profiad y defnyddiwr – yn dibynnu ar ddyfais a phorwr y defnyddiwr gall dogfennau PDF agor mewn ffenestr neu dab newydd neu ar ap ar wahân. Weithiau maen nhw lawrlwytho’n awtomatig i ddyfais y defnyddiwr. Beth bynnag sy’n digwydd, mae sylw’r defnyddiwr yn cael ei dynnu oddi wrth y wefan pan fydd yn agor dogfen PDF. Mae hyn yn fwy o broblem os ydi’r defnyddiwr yn mynd yn uniongyrchol i ddogfen PDF o beiriant chwilio. Heb gyd-destun y wefan y mae’r ddogfen yn rhan ohoni, dydi’r defnyddiwr ddim yn gallu pori cynnwys perthnasol ar y wefan na phori drwy ei chynnwys
  • Mae gan lawer o ddyfeisiau a phorwyr syllwyr PDF arnyn nhw, ac mae modd lawrlwytho syllwyr PDF yn rhad ac am ddim. Fodd bynnag, mae yna ddefnyddwyr heb syllwyr o’r fath neu’n methu eu lawrlwytho
  • O gymharu â HTML, mae’n anoddach diweddaru dogfen PDF ar ôl ei chreu a’i chyhoeddi. Maen nhw hefyd yn llai tebygol o gael eu cynnal, a all arwain at ddolenni sydd ddim yn gweithio a defnyddwyr yn derbyn yr wybodaeth anghywir 
  • Gall fod yn anodd ailddefnyddio cynnwys dogfen PDF drwy gopïo a gludo. Mae dyluniad a gosodiad dogfen PDF yn gallu cynhyrchu canlyniadau annisgwyl, yn enwedig os oes ganddi nifer o golofnau neu os nad ydi hi wedi’i strwythuro’n gywir, neu’n defnyddio ffontiau gwahanol

Camau Gweithredu

Y cyngor gorau ydi dileu dogfennau PDF a’u newid nhw am gynnwys gwe (HTML).

Mae’n haws creu HTML o OpenDocument neu ddogfen Word na cheisio creu PDF sy’n hygyrch i bob defnyddiwr. 

Trowch ddogfennau PDF yn: 

  • HTML os ydi pobl yn mynd i fod yn eu darllen
  • OpenDocument os ydyn nhw’n mynd i gael eu golygu, fel ffurflen (ond mae’n dal yn well cael ffurflen ar-lein!)

Mae HTML yn haws na chreu dogfen PDF hygyrch ond os oes yn rhaid i chi…

Mae dweud eich bod chi’n mynd i gyhoeddi popeth mewn HTML yn llawer haws na gwneud hynny.

Os oes arnoch chi angen cadw PDF, mae’n rhaid i chi gyhoeddi fersiwn hygyrch ohono. Os nad ydych chi’n gwneud hynny, efallai eich bod chi’n torri’r gyfraith..

Os oes yn rhaid i chi barhau i greu a chyhoeddi dogfennau PDF, fe ddylech chi greu dogfen Word hygyrch (yn defnyddio’r canllawiau hygyrchedd dogfennau isod) a chadw’r ddogfen fel PDF. Cofiwch ychwanegu testun amgen at bob delwedd a gwirio hygyrchedd ar ôl i chi greu’r ddogfen. 

Sut i wneud eich dogfennau’n hygyrch

  • Rhowch deitl ystyrlon i’ch dogfen
  • Cadwch eich paragraffau a’ch brawddegau yn fyr. Ceisiwch ysgrifennu brawddegau gyda 25 gair neu lai.
  • Defnyddiwch ffont sans serif fel Arial neu Helvetica. Defnyddiwch faint ffont o 12 pwynt neu fwy
  • Defnyddiwch lythrennu brawddeg. Ceisiwch osgoi ysgrifennu geiriau mewn prif lythrennau a geiriau/brawddegau mewn italig
  • Gwnewch yn siŵr fod y testun yn aliniedig ac nid wedi’i unioni
  • Ceisiwch osgoi tanlinellu, ac eithrio dolenni
  • Gwnewch yn siŵr fod testun dolenni yn disgrifio’r ddolen yn glir. Dylai fod yn ddealladwy ar ei ben ei hun, hyd yn oed allan o’i gyd-destun. Pam? Achos bod rhai defnyddwyr rhaglenni darllen sgrin yn rhestru dolenni ar dudalen i ganfod yr hyn sydd arnyn nhw ei angen yn gyflym
  • Mae’n haws gwneud dogfennau gydag un golofn barhaus o destun yn hygyrch na dogfennau gyda gosodiadau cymhleth
  • Defnyddiwch dablau ar gyfer data yn unig. Cadwch eich tablau yn syml: peidiwch â rhannu neu uno celloedd
  • Peidiwch â defnyddio pethau fel lliw neu siapiau yn unig i ddangos ystyr. Mae cyfarwyddiadau fel ‘cliciwch ar y botwm gwyrdd’ yn dibynnu ar allu’r defnyddiwr i weld y dudalen ac efallai na fyddai rhywun gyda dallineb lliw yn gallu gweld y botwm gwyrdd
  • Os ydych chi’n defnyddio delweddau neu siartiau, meddyliwch sut y byddwch chi’n gwneud y cynnwys yn hygyrch i bobl gyda nam ar y golwg. Mae dau ddewis:
    1. Gwnewch yr un pwynt yn y testun (fel bod pobl â nam ar eu golwg yn derbyn yr wybodaeth sydd arnyn nhw ei hangen – mae’r lluniau neu’r siartiau yno fel ychwanegiad i bobl sy’n gallu eu gweld)
    2. Yn ogystal â’r ddelwedd neu’r siart, rhowch destun amgen i’r unigolyn sy’n trosi neu’n uwchlwytho’r ddogfen
  • Peidiwch â defnyddio delweddau sy’n cynnwys testun, gan fod hyn yn ei gwneud hi’n amhosibl newid maint y testun yn y ddelwedd ac nad ydi rhaglenni darllen sgrin yn gallu darllen testun sy’n rhan o ddelwedd
  • Ceisiwch beidio â defnyddio troednodiadau. Darparwch eglurhad mewnol yn lle

Sut i wahaniaethu rhwng dogfennau PDF hygyrch ac anhygyrch

Gwiriad dau funud sydyn ar gyfer dogfennau PDF digidol 

  1. Agorwch ddogfen PDF. 
  2. Ydych chi’n gallu dewis ac amlygu’r testun? 
  3. Oes yna ddewis i ddarllen y testun yn uchel? Ewch i ddewislen ‘View’ Adobe Reader, dewiswch ac ysgogwch ‘Read Out Loud’ yna dewiswch ‘Read this page only’ neu ‘Read to the end of document’ a gwrandewch ar eich dogfen. 
  4. Os ydych chi’n cynnwys delweddau, ffotograffau, diagramau ac ati, ydych chi wedi darparu testun amgen neu benawdau i egluro’r prif negeseuon yn eich delweddau? Dydi rhaglenni darllen sgrin ddim yn gallu darllen/adnabod delweddau os nad oes testun amgen. 

Os ydych chi wedi ateb ‘ydw’ i gwestiynau 2 a 4, yna mae’ch dogfen mor hygyrch ag y gallai fod. 

Arweinlyfr i wella’ch cynnwys

Darllenadwyedd:

Profi porwyr:

Profi hygyrchedd:

Rhagor o wybodaeth

Gadael Ymateb

Ni fydd eich cyfeiriad e-bost yn cael ei gyhoeddi. Mae'r meysydd gofynnol yn cael eu marcio *