Gweithgor Pwyntiau Mynediad

Cefndir 

Nod y gweithgor hwn yw nodi’r gwahanol bwyntiau mynediad a chyswllt sydd gan awdurdodau lleol ac asesu hyn yn erbyn adborth y defnyddwyr. Diben hyn oedd helpu llywio cynnig aml sianel sy’n canolbwyntio ar y dinesydd ar gyfer defnyddwyr.  

Bu’r gweithgor ar waith am dri mis ac roedd yn cynnwys swyddogion ar lefelau gwahanol o sawl awdurdod lleol. Roedd hyn yn golygu y gallai’r prosiect fanteisio ar amrywiaeth o brofiadau a safbwyntiau. Roedd pob aelod o’r gweithgor yn ymrwymo i roi 2 awr o’u hamser bob mis, 1 awr gyda gweddill y grŵp ac awr arall yn paratoi ar gyfer yr wythnos ganlynol.  

Roedd y gweithgor yn cynnwys cynrychiolwyr o’r sefydliadau canlynol: Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Cyngor Sir Caerfyrddin, Cyngor Sir y Fflint, Cyngor Sir Ynys Môn, Cyngor Sir Fynwy, Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot, Cyngor Dinas Casnewydd, Cyngor Sir Powys, Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Cyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Beth wnaethom ni 

Fe wnaethom ddechrau’r Gweithgor drwy gyflwyno ein hunain, ein sgiliau, a’n hamcanion ar gyfer y 12 wythnos nesaf. Yna aethom ati i drafod y broblem roeddem yn ceisio ei datrys gan roi cynnig ar ei mynegi. Yn y pen draw, dyma’r amcan y gwnaethom gytuno arno:  

Sawl ffordd sydd yna i mi gysylltu â fy awdurdod lleol, a pha un yw’r gorau i mi?

Yna, bu i ni symud ymlaen i ysgrifennu Hanesion Defnyddwyr i helpu adnabod y gwahanol grwpiau defnyddwyr y mae angen i ni ddylunio ar eu cyfer, ac i geisio gweld gwasanaethau’r awdurdod lleol o’u safbwynt nhw. Galluogodd yr ymarfer hwn i ni ddangos mwy o empathi tuag at ddinasyddion, sy’n un o egwyddorion sylfaenol dyluniad sy’n canolbwyntio ar bobl. 

Wedi hyn, bu i ni benderfynu gwneud gwaith ymchwil i ddod i ddeall yn well sut yr hoffai dinasyddion gysylltu â’u hawdurdod lleol. Bu i ni gychwyn gydag ymchwil eilaidd. Yna fe gawsom ni ‘sesiynau arddangos sydyn’ i gyflwyno ein canfyddiadau i weddill y gweithgor. Yn dilyn yr ymchwil eilaidd, bu i ni gwblhau ein Cynnyrch Sylfaenol Hyfyw (CSH) a’n Diffiniad Parodrwydd (DP). Roedd hyn o gymorth i ni weld yn glir yr hyn roeddem yn ceisio ei gyflawni fel gweithgor dros y 12 wythnos nesaf. 

Wedyn, bu i ni edrych ar yr ymchwil defnyddwyr yn fwy manwl. Bu i ni ddadansoddi gwahanol ddulliau ymchwil a phenderfynu pa ddulliau fyddai’n datrys pa amcanion. Bu i ni benderfynu mai cyfweliadau wedi’u strwythuro’n rhannol oedd y mwyaf addas i fodloni amcan ein prosiect. Er mwyn sicrhau y gallem ni gynnal y cyfweliadau hyn gyda defnyddwyr terfynol ein gwasanaethau, bu i ni recriwtio dros 80 o gyfranogwyr, gan ddewis 29 o ddinasyddion ar hap ar gyfer yr ymchwil. Roedd y dinasyddion yn defnyddio gwasanaethau’r cynghorau canlynol: Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Cyngor Sir Caerfyrddin, Cyngor Sir y Fflint, Cyngor Sir Fynwy, Cyngor Sir Penfro, Cyngor Sir Powys, Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Cyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg.  

Yn dilyn y gwaith ymchwil, aethom ati i ddadansoddi’r canlyniadau. Fe wnaethom ddefnyddio dull diagramau affinedd a weithiodd yn dda er mwyn nodi a datgelu’r themâu allweddol o’r gwaith ymchwil. Gellir gweld y themâu hyn a gwybodaeth arall am yr ymchwil yn yr adroddiad hwn. 

Ar ôl dadansoddi’r ymchwil, bu i ni ganolbwyntio ar argymhellion ar gyfer cam nesaf y gweithgor.  

Argymhellion 

• Entry points working group need to be considered alongside the end-to-end service rather than isolated as a single project. This is because participants in the research were more concerned with what happened once they had communicated with their local authority than the method of communication. Many participants were trying to find the entry point that would offer the most efficient service rather than selecting an entry point based on anything else.  
• Uno â gweithgorau eraill perthnasol, fel Dylunio Gwasanaethau a Rhannu Egwyddorion a Dangosyddion Perfformiad.
• Ymchwilio i sut i ddarparu un llais a thôn i ddinasyddion ar draws sianelau. Mae posib cysylltu â’r gweithgor Digidol, Data a Thechnoleg mewn perthynas â recriwtio Dylunwyr Cynnwys. 
• Canolbwyntio ar sut i gyfathrebu’n well â dinasyddion. Dyma oedd prif thema’r ymchwil. 

Cyfranwyr 

Diolch yn arbennig i gyfranwyr y gweithgor: 

Alex McConnachie, Alexandra Williams, Andrew Welsh, Anna Lewis, David Jenkins, Hannah Sinclair, James Vale, Jamie Cullen, Jenny Arnold, Joanne Welsh, Jonathan Lewis, Kim Morris, Lee McSparron, Lisa McQuaide, Nia Roberts, Owen Davies, Philip O’Brien, Rebecca Jones, Rebecca Morales, Samantha Turnbull, Tim Opie, Tony Curliss