Gweithgor Llofnod Inc Gwlyb
Cefndir
Nod y gweithgor hwn oedd nodi gwasanaethau’r awdurdod lleol sy’n cynnwys llofnod neu sêl â llaw i gymeradwyo dogfen neu gontract (‘llofnod inc gwlyb’) a darparu’r wybodaeth sydd ei hangen i gaffael a gweithredu datrysiad e-lofnod sy’n bodloni set o ofynion ac sy’n addas i’r diben a chost-effeithiol.
Dros gyfnod o dri mis, gwnaeth swyddogion o gefndiroedd a safbwyntiau amrywiol roi hyd at ddwy awr o’u hamser bob wythnos i helpu i nodi cyfleoedd, cytuno ar weithgareddau a darparu set o argymhellion agnostig i’r awdurdo
Bu swyddogion o’r lleoedd canlynol yn cyfrannu yn y grŵp:
- Pen-y-bont ar Ogwr
- Caerdydd
- Sir Gaerfyrddin
- Conwy
- Sir y Fflint
- Sir Fynwy
- Pembrokeshire
- Rhondda Cynon Taf
- Bro Morgannwg
Gweithgareddau
Dechreuodd y grŵp gyda phob swyddog yn rhannu sut oeddent yn dychmygu’r gwasanaethau maen nhw’n eu gweithredu yn gwella yn y dyfodol oherwydd newid cadarnhaol o ganlyniad i allbynnau’r gweithgor.
Gwnaethant ystyried a chategoreiddio pob cyfraniad yn un o bedwar bwced ‘problem i’w datrys’ ar themâu tebyg. Cafodd pob problem ei throsi’n gwestiwn, a phe bai’n cael ei ateb, byddai’n mynd tuag at fynd i’r afael â’r broblem. Y cwestiynau â phroblem oedd:
- Sut gallwn ni archwilio pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a deall/cofnodi eu gofynion, gan gynnwys arwydd o raddfa defnydd?
- Sut gallwn ni fod yn sicr bod yr unigolyn ar y bysellfwrdd sy’n cael mynediad at ein gwasanaethau’n ddigidol yn bod yn onest o ran pwy ydyn nhw, a gallu profi’r ffaith honno er mwyn darparu cadarnhad cyfreithiol?
- Sut gallwn ni rannu syniadau a datrysiadau yn y ffordd orau ar gyfer symud oddi wrth lofnodion inc gwlyb, ac wedyn darganfod platfform digonol a diogel i bawb ei ddefnyddio, sy’n cydymffurfio’n gyfreithlon â’r holl reoliadau?
- Sut gallwn ni ddatblygu dull safonol ac effeithlon o gyflawni “awdurdodiad addas” sy’n golygu nad oes angen i staff deithio i’r swyddfa i argraffu ac anfon dogfennau papur trwy’r post?
Ar ôl trafodaeth, penderfynodd y grŵp ganolbwyntio ar gwestiwn un.
Yn serendipaidd, roedd Sir Gaerfyrddin yn edrych ar gyfleoedd i leihau nifer y llofnodion inc gwlyb eisoes, ac roedd y cynnydd a wnaed eisoes wedi bod yn hynod o ddefnyddiol wrth symud trafodaethau’r gweithgor ymlaen.
Wedyn, aethant ati i lunio’r camau gofynnol er mwyn ateb y cwestiwn. Dechreuodd hyn wrth nodi’r bobl allweddol a gaiff eu heffeithio, a oedd yn amrywio o ddefnyddwyr gwasanaeth (â gallu technegol uchel ac isel) i reolwyr gweithrediadau a gwerthwyr datrysiadau posibl.
Daeth y gweithgor i ben â’r canlyniad dymunol, ac ar gyfer y grŵp hwn, roedd hyn yn golygu dealltwriaeth o pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a’r gofynion cysylltiedig, gan gynnwys graddfa defnydd ar gyfer pob un.
Aeth y cyfranogwyr ati i ddarganfod pa wasanaethau yn eu hawdurdod oedd yn defnyddio llofnodion inc gwlyb, a thrwy drafodaethau dilynol, rhannwyd y canfyddiadau’n gategorïau (e.e., tai, cyfreithiol a chaffael), i ddarparu dangosydd haws ei drin o ran pa wasanaethau fyddai’n elwa fwyaf o lai o ddibyniaeth ar lofnodion inc gwlyb.
Marchnad
Nododd y gweithgor ddau werthwr e-lofnod dyledus clir: Adobe Sign a DocuSign, gyda HelloSign a Onespan Sign yn cael eu hystyried fel dewisiadau amgen credadwy.
Argymhelliad
- Sefydlu Cymuned Ymarfer e-lofnodion, gyda chynrychiolaeth o bob un o’r 22 awdurdod (defnyddiol hefyd ar gyfer cael dealltwriaeth o ba ddatrysiadau sydd eisoes ar waith a sut maen nhw’n cael eu defnyddio).
Proses a argymhellir ar gyfer caffael a gweithredu datrysiad e-lofnod
- Ymgynghori ag awdurdodau lleol eraill sydd â phrofiad o e-lofnodion.
- Cynnal gwaith ymchwil mewnol o ran pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a chanfod a oes unrhyw beryglon cyfreithiol wrth eu disodli ag e-lofnodion.
- Cael dealltwriaeth dda ar gyfer pob gwasanaeth sy’n cael ystyriaeth a graddfa’r defnydd, h.y., nifer y llofnodion inc gwlyb gofynnol bob mis neu flwyddyn.
- Cael dealltwriaeth well o broblemau posibl mabwysiadu e-lofnodion trwy beilota gydag ambell dîm mewnol gan ddefnyddio o leiaf dau ddatrysiad e-lofnod posibl.
- Cael cytundeb gan bob budd-ddeiliad o ran pa wasanaethau sydd o fewn y cwmpas dechreuol.
- Edrych ar gyfleoedd caffael ar y cyd, h.y., gweithio gydag awdurdodau lleol eraill sy’n chwilio am ddulliau tebyg o leihau nifer eu llofnodion inc gwlyb.
Argymhellion sy’n gofyn am gyllid canolog
I’w cyflawni gan Ddadansoddwr Busnes â sgiliau addas, a’u rhannu gyda phob awdurdod lleol:
- Datblygu set o fapiau stori defnyddwyr e-lofnodion agnostic sy’n rhan o’r datrysiad. Gweler fformat enghreifftiol yn Atodiad I.
- Datblygu set o ofynion swyddogaethol ac answyddogaethol e-lofnodion agnostig sy’n rhan o’r datrysiad sy’n cwmpasu’r rhan fwyaf o anghenion tebygol y gwasanaeth o ran e-lofnodion er mwyn helpu i wella ansawdd unrhyw fenter gaffael. Gweler enghraifft yn Atodiad II.
- Ceisio cyfleoedd arbedion maint lle mae Llywodraeth Cymru yn caffael trwydded e-lofnod a chefnogaeth ar gyfer pob awdurdod, gyda phob ALl yn cyfrannu ar sail pro rata.
- Bod â datrysiad e-lofnod a argymhellir i gyflwyno dull cyson ar draws ALl.
Cyfranwyr
Diolch yn arbennig i gyfranwyr y gweithgor:
Cheryl Canham, Duncan Betteley, Ellie Hughes, Jade Powell, Jason Snead, Kyle Brown, Rob Brookes, Simon Williams, Stephanie Harris, and Victoria Davidson.
Atodiadau
Atodiad
| Grid Stori Defnyddiwr | ||||
| Fel … | Mae arnaf eisiau … | Fel bod modd i mi … | Rhaid/Dylid/Gellid | |
Fel bod modd i mi …
| Gofynion Ymgeisio | Hanfodol neu Ddymunol | |
| 1 | Bodloni’r holl ofynion statudol gan gynnwys y Gymraeg a deddfwriaeth diogelu data | |
| 1.1 | Mae’n rhaid i’r platfform gydymffurfio’n llawn â gofynion GDPR 2018 gan gynnwys natur weithredol, sy’n galluogi dinasyddion i arfer yr ‘hawl i gael eu hanghofio’, dileu cofnodion a phartneriaid er mwyn cydymffurfio â’r cais yn rhwydd. | |
| 1.2 | Mae’n rhaid i’r holl elfennau sy’n wynebu’r cwsmer fod yn gwbl ddwyieithog, gan gynnwys y gallu i ofyn am ddewis iaith a chydymffurfio’n llawn â Safonau’r Gymraeg. | |
| 1.3 | Mae’n rhaid i’r cymhwysiad allu gweithredu polisïau cadw i’r holl ddata er mwyn caniatáu cydymffurfio â GDPR. | |
| 1.4 | Mae’n rhaid i’r cymhwysiad ffôn symudol gydymffurfio â pholisïau diogelwch TGCh SRS. | |
| 2 | Gwybodaeth Sylfaenol am yr Unigolyn (BPI) | |
| 2.1 | Bydd y cymhwysiad yn cofnodi Gwybodaeth Sylfaenol am yr Unigolyn (BPI), fel manylion adnabod unigolyn unigryw, enw, cyfeiriad ac ati. | |
| 2.2 | Mae’n rhaid sicrhau ei bod yn hawdd teilwra’r cofnod BPI ac ychwanegu meysydd ychwanegol fel bo’r gofyn. Mae’n rhaid sicrhau gallu i weithredu dilysrwydd a meysydd gorfodol. | |
| 2.3 | Mae’n rhaid gallu defnyddio nifer o feysydd er mwyn chwilio’n rhwydd a dod o hyd i ddefnyddiwr ar y system. | |
| 2.4 | Mae’n rhaid sicrhau ei bod yn rhwydd i weinyddwyr systemau osod caniatâd a reolir ar gyfer darllen, ysgrifennu a golygu yn erbyn pob defnyddiwr. | |
| 2.5 | Mae’n rhaid gallu dod o hyd i gofnodion wedi’u dyblygu a’u cyfuno’n un. | |
| 3 | Archwilio | |
| 3.1 | Gallu nodi unrhyw agwedd ar gofnod sydd wedi’i addasu’n fewnol, e.e., lle mae manylion wedi’u hychwanegu/addasu neu eu dileu. Mae angen gallu bod â thrywydd archwilio llawn, a gallu nodi beth sydd wedi’i newid yn fewnol. | |
| 3.2 | Mae adroddiadau Archwilio Cymwysiadau Safonol ar gael ac mae modd eu cyflunio i ddarparu gwybodaeth am bob agwedd ar ddefnydd y system yn ystod cyfnod penodol. | |
| 4 | Hawliau Mynediad a Chaniatâd | |
| 4.1 | Mae’n hanfodol ein bod ni’n gallu neilltuo gwahanol hawliau mynediad i ddefnyddwyr yn seiliedig ar y wybodaeth mae angen iddyn nhw ei gweld, a’r natur weithredol ofynnol. Mae sgrin syml fel bod modd i weinyddwyr systemau newid caniatâd a hawliau yn hanfodol. | |
| 5 | Gweinyddu Systemau | |
| 5.1 | Gallu i weinyddwyr systemau ychwanegu, addasu a dileu defnyddwyr y system. | |
| 5.2 | Gallu i ddefnyddwyr awdurdodedig ychwanegu, addasu a dileu defnyddwyr. | |
| 5.3 | Gallu i weinyddwyr systemau ychwanegu, addasu a dileu timau, clystyrau a grwpiau. | |
| 5.4 | Gallu i addasu cynnwys gan gynnwys adroddiadau, dyluniad, lliwiau, dewislenni, dewisiadau dewislen a meysydd, dolenni, categorïau a thabiau o fewn y cymhwysiad. | |
| 6 | Hyfforddiant | |
| 6.1 | Bydd y Cyflenwr yn darparu nifer benodol o ddiwrnodau hyfforddiant ar gyfer y cymhwysiad. | |
| 6.2 | Mae’n rhaid i’r Cyflenwr fod yn bendant am gost, math a nifer y diwrnodau hyfforddiant a ddarperir fel rhan o gyflwyno eu tendr yn ffurfiol. | |
| 6.3 | Cynhelir hyfforddiant yn lleol gan ddefnyddio ystafelloedd hyfforddiant ledled y Sir. | |
| 6.4 | Bydd y Cyflenwr yn rhoi deunyddiau cefnogi i’r holl staff gan gynnwys dogfennau cymhwysiad yn ystod y sesiwn hyfforddiant. | |
| 6.5 | Bydd dogfennau’r cymhwysiad yn amrywio yn ôl y math o hyfforddiant a’r staff fydd yn mynychu. |
Gadael Ymateb