Gweithgor Adolygu’r Bathodyn Glas

Cefndir

Nod y gweithgor hwn oedd cynnal adolygiad o ddechrau’r broses i’w diwedd o wasanaeth y Bathodyn Glas a cheisio cyfleoedd i wella’r profiad i gwsmeriaid.

I’r perwyl hwn, dros gyfnod o dri mis, gwnaeth swyddogion o gefndiroedd a safbwyntiau amrywiol roi hyd at ddwy awr o’u hamser bob wythnos i helpu i nodi unrhyw broblemau â’r gwasanaeth a brofir gan nifer o gynghorau Cymru, a mynd i’r afael â’r problemau hynny.

Bu swyddogion o’r lleoedd canlynol yn cyfrannu yn y grŵp: 

• Pen-y-bont ar Ogwr
• Caerffili
• Sir Gaerfyrddin
• Conwy
• Sir Ddinbych
• Sir y Fflint
• Gwynedd
• Merthyr
• Sir Fynwy
• Rhondda Cynon Taf

Gweithgareddau

Dechreuodd y grŵp gyda phob un yn rhannu’r math o newid cadarnhaol roedden nhw’n ei ragweld o ganlyniad i allbynnau’r gweithgor.

Wedyn, aethant ati i leihau’r gweledigaethau hyn yn set o themâu yr oedd modd eu rheoli, a gafodd eu trosi’n gwestiwn â phroblem. Pe bai’r cwestiwn yn cael ei ateb, byddai’n mynd tuag at droi’r weledigaeth yn realiti. Lluniodd y tîm ddau gwestiwn â phroblem: 

1. Pa gamau mae angen eu cymryd i greu proses ymgeisio gyson am Fathodyn Glas ar draws Cymru?
2. Pa gamau mae angen eu cymryd i symleiddio’r broses ymgeisio am Fathodyn Glas fel bod cwsmeriaid yn fwyaf tebygol o gwblhau eu cais y tro cyntaf iddynt roi cynnig arni, gyda chyn lleied o drafferth ag sy’n bosibl?

Ar ôl trafodaeth, penderfynodd y grŵp ganolbwyntio ar gwestiwn dau.

Wedyn, aethant ati i lunio’r camau gofynnol er mwyn ateb y cwestiwn, a gafodd ei ddychmygu trwy siart lif a ddechreuodd gyda nodi’r bobl allweddol a gaiff eu heffeithio, a’r gweithgareddau angenrheidiol i symleiddio’r broses trwy allu awtomeiddio cyfanswm ystyrlon o geisiadau wedi’u cymeradwyo.

Aethant ati i nodi nifer o feysydd gwella allweddol ar daith y cwsmer: 

• Gwella’r broses o lwytho lluniau
• Awtomeiddio elfennau o’r broses adnewyddu bathodynnau
• Remove ambiguity from Lywodraeth Cymru guidelines related to scoring/awarding applications.

Cytunwyd mai’r ‘budd’ mwyaf fyddai gwella’r broses o lwytho lluniau. Dangosodd ymchwil fod angen rhywfaint o ymyrraeth gan y tîm cefn swyddfa ar gyfer bron hanner yr achosion, er mwyn gallu eu defnyddio.

Roedd y math a’r ymdrech a oedd yn rhan o’r ymyrraeth hon yn amrywio o orfod newid llun wedi’i lwytho o wedd tirlun i wedd portread (ychydig funudau i’w sortio) i ddileu eitemau a oedd yn tynnu sylw (10 munud i 30 munud). Pan nad oedd ansawdd lluniau yn ddigon da i gael eu cywiro, byddai’r tîm cefn swyddfa yn aml yn treulio hyd at awr yn helpu’r cwsmer i ddarganfod/tynnu llun newydd addas.

Argymhellion

Gwella’r ffordd y caiff lluniau cwsmeriaid eu trin

• Mae tîm yr Adran Drafnidiaeth yn ymchwilio datblygu cyfleuster gwirio/llwytho lluniau yn y fan a’r lle (fel y dull gyda lluniau pasbort) trwy ei bartner cyflenwi Valtech.
• Mae’r Awdurdodau Lleol yn darparu timau cefn swyddfa gyda gwell adnoddau golygu lluniau ac sydd wedi’u hyfforddi i’w defnyddio.

Automating elements of the blue badge review renewal process

• Ychwanegu gwiriadau Chatbot ar ddechrau’r broses i sicrhau bod yr holl wybodaeth gan y cwsmer yn barod ac mewn fformat cywir (mae Cyngor Caerffili yn gweithio ar hyn eisoes). 

Dileu amwysedd o ganllawiau Llywodraeth Cymru

• Dileu amwysedd, h.y., ei gwneud yn glir iawn pam y dylid, neu na ddylid dyfarnu Bathodyn Glas.

Cyfranwyr

Diolch arbennig i gyfranwyr y gweithgor: Amanda Owens, Amanda Southall, Andrew Meredith, Andrew Saunders, Bernadette Dolan, Ceri Conley, Jane Williams, Joanne Allen, Joanne Parry, Julie Bellis, Lisa Edwards, Lisa Rosser, Neil Howells, Rebecca Devey, a Sara Jones.