Dylunio Gwasanaeth Digwyddiadau Bywyd – Adroddiad Terfynu’r Prosiect

Pwrpas y ddogfen

Mae’r ddogfen hon yn crynhoi’r gwaith a wnaed ar y prosiect Dylunio Gwasanaeth Digwyddiadau Bywyd. Mae’n trafod y cefndir cychwynnol ac ymagwedd y prosiect. Yna, mae’n disgrifio’r canlyniadau a’r heriau allweddol a welwyd yn ystod ei ddatblygiad o fewn y cam Alffa. Yn olaf, mae’n edrych yn ôl ar y prosiect a rhai o’r gwersi y gellir eu dysgu a’u cofio ar gyfer unrhyw waith prosiect yn y dyfodol o fewn Tîm Digidol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC).

Cefndir ac ymagwedd y prosiect

Cafodd Tîm Digidol CLlLC gymeradwyaeth Weinidogol i gynnal prosiect darganfod er mwyn dod i ddeall, drwy ddilyn egwyddorion dylunio sy’n canolbwyntio ar bobl, a oes yna ffyrdd ymarferol, cost effeithiol o’i gwneud yn haws i ddinasyddion ymgysylltu â gwasanaethau cynghorau. Drwy fabwysiadu ymagwedd ddylunio sy’n canolbwyntio ar bobl, ceisiodd y prosiect edrych yn gyfannol ar y system gyfan o un pen i’r llall, er mwyn nodi a datrys problemau sylfaenol. Roedd yr ymagwedd hon hefyd yn cydnabod pwysigrwydd pob unigolyn a oedd yn rhan o ddarparu’r gwasanaeth, gan ymestyn y tu hwnt i’r dinesydd i gynnwys profiad gweithwyr y cyngor a phartneriaid darparu allanol. Edrychodd y prosiect ar ffyrdd o ddwyn ynghyd y gwasanaethau a gynigir i helpu dinasyddion yn ystod digwyddiad bywyd penodol (er enghraifft, diagnosis diweddar o anabledd neu ysgariad). Ar gyfer y cam Darganfod, canolbwyntiodd y prosiect ar ddigwyddiad bywyd mynd i dlodi. 

O’i gam Darganfod, mabwysiadodd y prosiect y datganiad problem canlynol i’r tîm geisio mynd i’r afael ag ef:

“Sut allwn ni ei gwneud yn haws i bobl Cymru ymgysylltu â gwasanaethau’r cyngor mewn ffordd sy’n eu helpu i ddatrys eu problemau’n effeithlon, mynd i’r afael â’u materion neu ddiwallu angen penodol?”

Roedd y cam Darganfod yn canolbwyntio ar dair colofn o waith a oedd yn ymwneud â digwyddiad bywyd mynd i dlodi:

• ymchwil defnyddwyr
• mapio prosesau gwasanaethau
• trosglwyddo sgiliau

Nod pob un o’r colofnau gwaith hyn oedd dod o hyd i’r dull gorau o weithredu, amlygu unrhyw broblemau posib a fyddai’n atal cynnydd, a threfnu un neu fwy o opsiynau datrys problemau ymarferol, cost effeithiol i’w blaenoriaethu a’u treialu yn ystod cam Alffa posib, a chymryd bod achos dilys dros gael un.

Ar ôl cwblhau’r cam Darganfod, bu i’r tîm greu a diffinio cyfres o themâu ar lefel epig, a luniodd sail ar gyfer archwilio a threialu pellach drwy gam Alffa. Dyma’r themâu lefel epig hynny:

• Llyfrgell Wasanaethau
• Sgiliau Dylunio Gwasanaeth
• Hawdd ei Ddarganfod
• Gosod Disgwyliadau
• Cwblhau’r Canlyniad

Yn gyntaf, datblygodd y tîm yr epig Llyfrgell Wasanaethau i gam Alffa. Dilynwyd hyn gan yr epig Hawdd ei Ddarganfod. Caiff cynhyrchion a chanlyniadau’r Alffas hyn eu crynhoi yn yr adran nesaf.

Cynnydd, cynhyrchion a chyflawniadau’r prosiect

Un o gryfderau’r prosiect cyfan oedd amrediad, swm ac ansawdd yr ymchwil defnyddwyr a gynhaliwyd. Llwyddodd hyn i gynnwys sawl maes perthnasol a oedd yn ymwneud â dinasyddion yn mynd i dlodi, eu teimladau am y sefyllfa, eisiau deall pa gymorth oedd ar gael iddyn nhw ac yna ceisio cael gafael ar wasanaethau i liniaru eu sefyllfa. Rhoddodd yr ymchwil gipolwg buddiol iawn i ni o brofiad y defnyddwyr wrth ddefnyddio neu geisio defnyddio gwasanaethau’r cyngor. Gwnaed swmp cychwynnol yr ymchwil yn ystod y cam Darganfod, ac roedd yn cynnwys profiad defnyddwyr dinasyddion a oedd yn ceisio cymorth gyda’u hamgylchiadau.

Y Cam Alffa cyntaf

Roedd y Cam Alffa cyntaf yn ymwneud ag epig y Llyfrgell Wasanaethau. Y syniad hwn oedd creu cyfres o wasanaethau rheng flaen parod y gellid eu storio mewn stordy ar-lein, er mwyn i gynghorau allu eu cymryd a’u defnyddio eu hunain. Y prawf cyntaf i’w gynnal ar gyfer rhan hon yr Alffa oedd: “A allwn ni gynhyrchu gwasanaethau rheng flaen sy’n well i ddinasyddion na’r hyn y maen nhw’n ei ddefnyddio ar hyn o bryd?”

Y gwasanaeth cyntaf y penderfynodd y tîm ei ddylunio, ei ddatblygu a’i dreialu (gan gynnwys ymchwil pellach ar ei ddefnyddioldeb o’i gymharu â gwasanaethau presennol) oedd Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Defnyddiodd y tîm yr adnodd Figma i ddylunio prototeip gwasanaeth Gostyngiadau’r Dreth Gyngor newydd ei wedd, a bu iddyn nhw ddefnyddio egwyddorion dylunio GOV.UK.

Cyn treialu’r prototeip newydd, gwahoddwyd grŵp o ddinasyddion i fod yn rhan o brawf defnyddioldeb ar wasanaethau Gostyngiadau’r Dreth Gyngor presennol 3 chyngor. Roedd sgorau defnyddioldeb y rhain yn isel iawn a chofnodwyd na lwyddodd yr un o’r cyfranogwyr yn y profion defnyddioldeb i gwblhau’r cais ar-lein.

Pan brofwyd defnyddioldeb gwasanaeth prototeip newydd Gostyngiadau’r Dreth Gyngor, roedd sgorau’r defnyddwyr yn uchel iawn ac fe sgoriwyd profiad cyffredinol ei ddefnyddio yn uchel iawn hefyd. O ran profion cyntaf yr ymarfer Alffa hwn, roedd y tîm wedi llwyddo.

Adborth defnyddwyr ar wasanaethau Gostyngiadau’r Dreth Gyngor presennol yn erbyn y gwasanaeth prototeip

Fodd bynnag, er y profwyd y gellir datblygu gwasanaeth haws i’r defnyddiwr ei ddefnyddio, dim ond rhan o’r ymarfer Alffa cyfan oedd hyn. Roedd yna ddiffygion difrifol yn y nod ehangach o ddatblygu amrediad o wasanaethau rheng flaen mewn stordy ar-lein i’w defnyddio gan gynghorau, fel y canfu’r tîm wrth geisio cael cyngor i fabwysiadu eu prototeip.

Yn anffodus, er gwaethaf ymdrechion gorau’r tîm, datgelodd sgyrsiau gyda chynghorau Caerdydd a Chaerffili bod eu cyflenwr a’u trefniadau technegol yn golygu na allen nhw ddefnyddio’r prototeip. Y rheswm am hyn oedd naill ai cost ei weithredu (y byddai’n rhaid i’w cyflenwr ei chodi arnyn nhw) neu’r ffaith nad oedd y prototeip yn cyd-fynd â’r platfformau y mae eu cyflenwyr yn eu cyflenwi. Ni chafwyd ymateb i sawl cynnig arall i gynghorau eraill ddefnyddio’r prototeip.

Roedd y canlyniad hwn yn golygu nad oedd holl syniad y Llyfrgell Wasanaethau yn ymarferol, ac nad yr un gwasanaeth prototeip a ddyluniwyd oedd ar fai. Pe bai gwasanaeth arall wedi cael ei ddylunio, byddai’r rhwystr i’w weithredu neu’r diffyg diddordeb gan gynghorau yn dal i fod yn bresennol. Oherwydd hyn, daethpwyd ag Alffa’r Llyfrgell Wasanaethau i ben.

Yr Ail Alffa

Dechreuwyd ar ail ymarfer Alffa, y tro hwn gan ddewis yr epig Hawdd ei Ddarganfod. Thema’r epig hon oedd: “Fel dinesydd yn wynebu digwyddiad bywyd, rwyf eisiau gallu canfod, deall a dod o hyd i’r holl wasanaethau cymorth sydd ar gael i mi, er mwyn i mi allu canolbwyntio ar yr hyn a fydd yn fy helpu orau i wella fy sefyllfa uniongyrchol a hirdymor.”

Ar gyfer yr epig hon, cyflwynodd y tîm newid yn dilyn sylwadau o’r cam Alffa blaenorol, sef sicrhau mewnbwn gan gynghorau a budd-ddeiliaid eraill ar eu syniadau, gan gynnwys a oedd y rhain yn ymarferol iddyn nhw eu defnyddio. Er mwyn galluogi hyn, sefydlodd y tîm Grŵp Llywio gyda chynrychiolwyr o Awdurdodau Lleol (AauLl), CLlLC, Cyngor ar Bopeth a’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS).  Yn gynnar yng ngwaith cynllunio’r cam Alffa hwn, cafwyd ansicrwydd o ran beth yn union y dylai Hawdd ei Ddarganfod ei gynnwys, a beth yr oedd yn ei olygu. Yng nghyfarfod cyntaf y Grŵp Llywio, trafododd y tîm hyn gyda’r grŵp a chael atebion.

Roedd y tîm yn ymwybodol bod angen mwy o ymchwil defnyddwyr i gefnogi’r cam Alffa hwn, a bu iddyn nhw gyflwyno rhai syniadau cychwynnol ar gyfer ymchwil i’r Grŵp Llywio. Galluogodd yr adborth y tîm i ddiffinio’r syniadau’n well a chynnwys meysydd ymchwil penodol. Yna, cynhaliodd y tîm ymchwil i sut y mae dinasyddion yn dod o hyd i wasanaethau ar hyn o bryd, pa broblemau sydd yna o ran hyder yn y gwasanaethau, a pha mor ymwybodol ydyn nhw o’r cymorth sydd ar gael.

Roedd gweithgarwch y prosiect yn canfod mwyfwy o waith arall tebyg yn edrych ar effeithiau’r argyfwng Costau Byw a oedd yn effeithio nifer gynyddol o bobl yn y DU. Roedd cynghorau’n creu gwefannau neu dudalennau glanio wedi’u haddasu ar gyfer gwasanaethau’n ymwneud â helpu gyda Chostau Byw. Roedd y CDPS hefyd yn gwneud gwaith yn y maes hwn, ar ymchwil defnyddwyr a dylunio cynnwys.

Drwy gysylltiadau yn y Grŵp Llywio, cydweithiodd y tîm gyda’r tîm Dylunio sy’n Canolbwyntio ar y Defnyddiwr (UCD) yn y CDPS i gyfrannu at a helpu cynnal gweithdy Costau Byw undydd ar gyfer pob ALl, Llywodraeth Cymru a sefydliadau’r trydydd sector. Ystyriwyd y digwyddiad yn un cadarnhaol iawn gan fwyafrif cynrychiolwyr yr AauLl ac roedd presenoldeb yn y digwyddiad yn ardderchog, gyda chynrychiolydd yno o bob un o’r 22 ALl.

Unwaith eto, darparodd yr ymchwil defnyddwyr ar gyfer y cam Alffa Hawdd ei Ddarganfod gipolwg da iawn ar sut y mae dinasyddion yn canfod ac yn cael gafael ar wasanaethau, eu hymwybyddiaeth o wasanaethau o’r fath a’u hyder mewn defnyddio gwasanaethau ar lein cynghorau.

Ochr yn ochr â’r ymchwil oedd yn cael ei gyflawni, cynhaliodd y tîm sesiwn gyd-drafod cynnwys gyda Chyngor Sir Gâr ar eu gwefan Hawliwch Bopeth. Roedd hyn yn datblygu ar berthynas a oedd wedi tyfu’n raddol yn dilyn presenoldeb y cyngor yn sesiynau Dangos a Dweud y prosiect, yn ogystal â cheisiadau a wnaeth y tîm i gynghorau yn gofyn sut y gallen nhw helpu awdurdodau.

Gwaith dilynol o’r cam Alffa

Bu i adborth cadarnhaol o bresenoldeb Bro Morgannwg yn y gweithdy Costau Byw, ac ymgysylltiad â chyswllt allweddol yn y cyngor hwnnw a wahoddwyd i’r Grŵp Llywio, arwain at i’r tîm drefnu sesiwn gyd-drafod arall, y disgwylir iddi gael ei chynnal ym mis Ionawr 2023.

Hefyd, yn dilyn presenoldeb yn y Gweithdy Costau Byw ac yng nghyfarfodydd y Grŵp Llywio, cytunodd Cyngor Sir Penfro i weithio gyda’r tîm i’w helpu i ddylunio tudalen lanio Costau Byw newydd yn chwarter cyntaf 2023.

Gan ddatblygu ar y berthynas bresennol gyda Sir Gâr, bydd y tîm yn ymgysylltu â’r cyngor yn ystod misoedd Ionawr a Chwefror 2023 i helpu dylunio cynnyrch ffeithlun i hyrwyddo eu gwasanaethau cymorth Costau Byw, gan ganolbwyntio yn y lle cyntaf ar sianeli’r cyfryngau cymdeithasol. Bydd y cynnyrch hwn, os yw’n llwyddiannus, yn cael ei ddylunio i gael ei ailddefnyddio gan gynghorau eraill.

Diffygion y prosiect

• Roedd cyfathrebu yn broblem a oedd yn codi dro ar ôl tro yn y prosiect. Er y cafwyd ymgysylltiad canfod ffeithiau wyneb yn wyneb da yn ystod y cam Darganfod, ni pharhawyd i gynnal deialog i helpu llunio gwaith y prosiect.
• Ni all sesiynau Dangos a Dweud gymryd lle ymgysylltiad priodol gyda budd-ddeiliaid.
• Roedd gallu’r tîm hefyd yn agwedd na chafodd ei hystyried yn llawn. Nid oedd lle i ddatblygu, ond eto, cafodd syniad datblygu ei olrhain.
• Nid oedd yr adnoddau a oedd ar gael i’r tîm yn ddigonol i symud prosiect datblygu ymlaen.
• Nid yw syniadau da wastad yn troi’n syniadau ymarferol, ac mae angen i’r tîm feddwl mwy am y budd-ddeiliaid a’r hyn a fyddai’n eu helpu nhw, yn hytrach na phenderfynu hynny drostyn nhw.
• Roedd cwmpas y prosiect yn rhy fawr ac uchelgeisiol ar gyfer yr adnoddau a oedd ar gael i’r tîm.
• Byddai’r buddsoddiad angenrheidiol yn ogystal â lefel yr ymrwymiad a’r derbyniad y byddai ei angen gan y budd-ddeiliaid i ddatblygu a darparu nodau’r prosiect yn llawn wedi bod yn sylweddol, ac ni roddwyd ystyriaeth lawn i hyn.
• Er y nodwyd rhai costau sefydlu a chostau cynnal parhaus fel rhywbeth i’w archwilio, dylid bod wedi edrych ar y rhain yn gynt yn llinell amser y prosiect.

Y prif wersi a ddysgwyd

• Gwelwyd defnydd da o Agile wrth gynnal y prosiect, roedd yr ymagwedd tîm wedi’i strwythuro’n dda a defnyddiodd y tîm y seremonïau’n dda. O safbwynt personol, roedd y prosiect yn eithaf hawdd i mi ddod i mewn iddo a chymryd rôl y rheolwr darparu.
• Roedd y tîm yn barod i dderbyn heriau a’r angen i newid cyfeiriad yn ôl y gofyn.
• Gwelwyd defnydd cadarnhaol o ymchwil defnyddwyr a rhannu cynhyrchion gyda chynulleidfa ehangach ledled AauLl Cymru a chyrff eraill y sector cyhoeddus.
• Roedd angen gwneud mwy o ymdrech i sefydlu gwell dull o gyfathrebu gyda budd-ddeiliaid, gan greu deialog dwy-ffordd.
• Byddai sefydlu trefniadau cydweithredol a chynnal perthynas ag AauLl neu gyrff cyhoeddus eraill yng Nghymru yn fanteisiol ar gyfer cyfleoedd gwaith yn y dyfodol.
• Mae angen gwell dealltwriaeth o’r trefniadau cyflenwi a’r platfformau technegol a ddefnyddir o fewn AauLl, a’r cyfyngiadau cysylltiedig y gall y rhain eu gosod ar roi gwasanaethau digidol newydd ar waith.
• Mae angen i’r tîm weithio gydag AauLl i ennyn gwell dealltwriaeth o’u hanghenion a’r hyn a fyddai’n fuddiol iddyn nhw, yn hytrach na meddwl am syniadau da ac yna ceisio eu gwerthu i’r AauLl.
• Mae angen rhoi gwell ystyriaeth i gwmpasu prosiectau a’u darpar ymarferoldeb (gan gynnwys costau ac adnoddau) ar gyfer unrhyw fodel comisiynu yn y dyfodol.

Floyd Gleaves

Rheolwr Darparu

Tîm Digidol CLlLC

24 Ionawr 2023