Systemau Gwybodaeth Reoli Addysg: Darganfyddiad

Beth yw darganfyddiad?

Mae’r holl brosiectau rydym yn gweithio arnynt yn defnyddio methodoleg Ystwyth.

Mae Cyfnod darganfod y prosiect yw’r cyfnod pan ydych yn dod i ddeall y broblem rydych yn ceisio ei datrys, ac yn mynd drwy’r heriau a’r problemau fel y gallwch weld a oes modd datrys y broblem hon, neu a fydd yr ymdrech i ystyried syniadau neu opsiynau yn un fuddiol. Mae’r gwaith yn y cyfnod hwn yn ein helpu hefyd i ddeall a oes problem go iawn.

Yn ôl Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth “Bydd yr hyn rydych yn ei ddysgu yn ystod y cyfnod darganfod yn eich helpu i benderfynu a ydych chi am symud ymlaen i’r cyfnod alffa. Mae rhedeg cyfnod alffa yn golygu’ch bod wedi penderfynu bod y buddion o edrych ymhellach i’r broblem yn fwy na’r gost”.

Cefndir

Mae cynghorau Gogledd Cymru, fel y rhan fwyaf o gynghorau lleol yng Nghymru a Lloegr, wedi defnyddio Systemau Rheoli Addysg Capita ar ryw ffurf neu’i gilydd ers tua 20 mlynedd i reoli data myfyrwyr, yn cynnwys yr holl anghenion sy’n gysylltiedig â myfyrwyr o fewn yr ysgol. Y ddwy brif system a ddefnyddir yw SIMS ar lefel yr ysgol a Capita One ar lefel llywodraeth leol.

Mae SIMS yn system rheoli gwybodaeth a ddefnyddir gan athrawon ac aelodau eraill o’r staff yn yr ysgol i reoli gweithgareddau ym mywyd yr ysgol o ddydd i ddydd a hybu gwelliant yn neilliannau dysgwyr.

Mae Capita One yn gronfa data addysg sy’n cynnwys gwybodaeth am fyfyrwyr ac a ddefnyddir gan yr awdurdod lleol i gasglu data o SIMS er mwyn cyflawni cyfrifoldebau statudol sy’n sicrhau bod y cymorth a gwasanaethau priodol yn cael eu darparu i ddisgyblion ysgol er mwyn gwella eu profiad dysgu cyffredinol a sicrhau canlyniadau cadarnhaol.

Rydym wedi cydweithio ag awdurdodau lleol yng Ngogledd Cymru i ddeall eu hanghenion a’u prosesau.

Trosolwg

Adolygiad a disgrifiad o nodweddion lefel uchel y systemau rheoli gwybodaeth addysg presennol a ddefnyddir gan awdurdodau lleol yng Ngogledd Cymru.

Mae hyn yn rhoi darlun clir a throsolwg cyffredinol o’r llifau data rhwng ysgolion ac awdurdodau lleol, ac asesiad o’n perfformiad ein hunain, fel bod gennym well dealltwriaeth o ran a yw’r system yn addas i’w diben, yn dechnolegol addas, ac yn cwrdd ag anghenion sefydliadau mewn cylch ehangach.

Yn rhan o’r prosiect hwn, rydym wedi cydweithio ag arweinwyr TG, llunwyr polisi, gweinyddwyr systemau, swyddogion gwybodaeth, swyddogion hyfforddi, a Phenaethiaid Addysg mewn chwe awdurdod lleol yn rhanbarth Gogledd Cymru.

Beth sydd ar goll?

Yn dilyn y darganfyddiad hwn, rydym am wneud rhagor o’r canlynol:

• Siarad â mwy o randdeiliaid, yn cynnwys myfyrwyr, rhieni, athrawon, penaethiaid ysgol a phwyllgorau ysgolion.
• Ymchwilio’n ddyfnach i bob modiwl, er mwyn casglu mwy o fanylion am anghenion ar gyfer pob modiwl, er mwyn gallu treialu a nodi meysydd i’w gwella.
• Edrych ar yr hyn sydd ar goll yn y systemau presennol, a pha gyfleoedd eraill sydd ar gael mewn systemau gwybodaeth rheoli addysg.

Heriau

Ym mhob prosiect o faint a graddfa’r prosiect hwn, mae rhai heriau’n codi.

Un o’r heriau yw bod strwythurau mewnol yr holl awdurdodau lleol yn wahanol i’w gilydd, a bod gwahanol brosesau ar gyfer gwneud penderfyniadau a gwahanol flaenoriaethau.

Mae her yn codi hefyd mewn prosiect addysg o ran yr amser y gall swyddogion ei neilltuo i’r gwaith hwn am fod adnoddau wedi’u hymestyn eisoes ac am fod y calendr ysgol yn gaeth.

Canfyddiadau

Mapio

Yn rhan o’r gwaith hwn, roedd yn bwysig deall sut roedd y systemau’n gweithredu a beth oedd y prosesau cysylltiedig.

Mae Mathew Henshaw yng Nghyngor Sir Ynys Môn wedi mapio’r llifau gwybodaeth rhwng yr ysgolion a’r awdurdod lleol. Gallwch lawrlwytho ffeil PDF o’r map hwn yma dolen i PDF.

Mae Jay Uzoewulu hefyd wedi creu’r diagramau canlynol yn rhan o’r prosiect hwn:

• Trosolwg o’r modiwlau Capita One dolen i PDF
• Trosglwyddo data o SIMS i Capita One dolen i PDF
• Proses mewnlif data Capita One dolen i PDF

Anghenion

Dengys ein mae ein Dadansoddwr Busnes wedi nodi anghenion lefel uchel ar gyfer y systemau SIMS a Capita One.

Rhoddwyd cyfeirnod i’r anghenion (HLFR = Angen Gweithredol ac NFR = Angen Anweithredol) er mwyn gallu dod o hyd iddynt a’u trafod yn rhwydd. 

Ychwanegion Eraill

Mae’r ychwanegion eraill canlynol yn cael eu defnyddio i raddau bach gan rai cynghorau yng Ngogledd Cymru. Mae’r rhain yn gymwysiadau ar wahân a ddefnyddir gan ysgolion i gwrdd â’u hanghenion.

• Personnel – modiwl staffio a ddefnyddir i ychwanegu manylion staff ar gyfer Cyfrifiad/Amserlen/ Strwythur Academaidd/Monitro Absenoldeb Staff/Darparu Staff Llanw
• Alerts – modiwl a ddefnyddir i anfon newidiadau brys o’r dudalen hafan, os yw aelod staff mewn trafferthion
• Profile – modiwl sy’n gymwys i ysgolion uwchradd yn unig ar gyfer adroddiadau. Fe’u cynhyrchir drwy ddefnyddio proffiliau
• AMPARK – lawrlwytho’r holl asesiadau statudol yn awtomatig, e.e. ar ddiwedd cyfnodau allweddol. Bydd yn cynnwys templedi a dalennau marcio Llywodraeth Cymru
• NDC – Ffurflenni Data ac Adroddiadau Cyfnodau Allweddol (Diwedd CA 2 a 3 / Deilliannau’r Cyfnod Sylfaen / Llinell Sylfaen y Cyfnod Sylfaen) – Mewnbynnu’r asesiadau statudol, defnyddio dalenni marcio fel uchod a lanlwytho drwy DEWi i Lywodraeth Cymru a’r awdurdod lleol
• Prosesau Diwedd Blwyddyn – fe’i defnyddir i greu’r holl brosesau sy’n sicrhau newid llyfn i’r flwyddyn academaidd newydd. Mae’n cynnwys mewnforio ATFs a CTFs
• Trefnydd Arholiadau – ymgeisio mewn arholiadau / canlyniadau / mewnforio cronfeydd data / dadansoddi canlyniadau
• Staff Llanw – fe’i defnyddir mewn ysgolion uwchradd ac mae’n cysylltu â Nova T a Personnel
• Rheoli Academaidd – fe’i defnyddir ar gyfer trefniadau blynyddol
• Rheolwr Cyrsiau – mae’n dyrannu’r holl ddisgyblion mewn ysgolion uwchradd i gyrsiau ar ôl dewis eu hopsiynau. Mae rhai rhannau ohono’n dod o dan Nova a rhai’n dod drwy’r Rheolwr Cyrsiau.
• Curriculum Assignment – trefnu amserlenni
• Discover – fe’i defnyddir yn bennaf ar gyfer cofnodi a dadansoddi presenoldeb

Anghenion Anweithredol mewn SIMS a Capita One

Rydym hefyd wedi creu gofynion anweithredol ar gyfer SIMS a Capita One.

Capita One

Rydym wedi edrych ar system Capita One a’r modiwlau sydd yn y system, a pha awdurdodau lleol sy’n defnyddio pa fodiwlau.

Y camau nesaf

Ers y darganfyddiad hwn, mae’r Awdurdodau Lleol yng Ngogledd Cymru wedi penderfynu caffael system Capita One newydd i’r rhanbarth.

Cynhaliwyd digwyddiad dangos ac adrodd gan Dîm Digidol Llywodraeth Leol i rannu canfyddiadau’r darganfyddiad. Mae llawer o ddiddordeb ymysg awdurdodau lleol yng Nghymru felly, ar hyn o bryd, rydym yn cwmpasu fersiwn Alffa ac yn asesu beth fyddai’n cynnig y gwerth gorau.

Gwyliwch am newyddion!

Os hoffech gymryd rhan neu gael gwybod y diweddaraf am ein gwaith, llenwch y ffurflen Google fer hon a byddwn yn cadw mewn cysylltiad.