Prosiect Gwella Gwasanaeth Blaenau Gwent

Prosiect Gwella Gwasanaeth Blaenau Gwent

Rydym yn gweithio gyda Blaenau Gwent i ddefnyddio dull dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr (UDC) i wella un o’u gwasanaethau ar-lein. Dyma’r gyntaf mewn cyfres o negeseuon a sesiynau dangos a dweud i rannu ein cynnydd. Yn y neges hon byddaf yn esbonio sut y daeth y prosiect i fodolaeth, a beth ydym yn gobeithio ei gyflawni.

Cefndir 

Yn gynharach eleni cwrddais â phum cyngor i drafod y rhwystrau y maent yn eu hwynebu mewn perthynas ag UCD, ac unrhyw enghreifftiau neu astudiaethau achos lle gallai UCD fod wedi cael ei ddefnyddio i wella gwasanaethau sy’n methu. 

Roedd nifer o’r rhwystrau a adroddwyd yn gyffredin i’r cynghorau i gyd, sef: 

  • Nid yw uwch wneuthurwyr penderfyniadau yn deall neu’n gwerthfawrogi gwerth UCD i’w gynnwys fel rhan o’r broses ddylunio, ac maent yn ei ystyried fel rhywbeth dros ben i’r hyn sy’n ofynnol. 
  • Mae diffyg sgiliau Digidol, Data a Thechnoleg (DDaT) mewn timau gwasanaeth ALlau i gyflawni gweithgareddau UCD, ac mae contractwyr yn ddrud. 
  • Mae gan staff ddiffyg cynhwysedd i gyflawni gweithgareddau UCD ar ben eu gwaith arferol 
  • Yn aml arwyddlun yn unig yw ymarferion ymgynghori a chael adborth gan ddinasyddion ac nid oes gwir fwriad i ddefnyddio’r wybodaeth i siapio’r ffordd y caiff gwasanaethau eu dylunio. 

Ymddengys mai’r broblem gyffredinol yw nad yw uwch aelodau o staff y cyngor sy’n gwneud penderfyniadau yn deall UCD a’i werth, ac mae hynny wedyn yn arwain at broblemau eraill fel llai o ddatblygu swyddi DDaT a dim amser yn cael ei roi i staff i gyflawni gweithgareddau UCD. 

Er mwyn cyrraedd yr uwch wneuthurwyr penderfyniadau, roeddem yn teimlo y byddai angen enghraifft glir o sut y gellir defnyddio UCD i wella gwasanaeth a mesur yn glir yr effaith gadarnhaol ar y dinasyddion a’r cyngor. 

Gwelsom ffordd syml o wneud hyn, trwy ddewis un o’r astudiaethau achos a rannwyd gan y cynghorau y buom yn siarad â nhw a gweithio gyda’r cyngor hwnnw i gefnogi’r gweithgareddau UCD yr oedd eu hangen i wella’r gwasanaeth a’i wneud yn fwy defnyddiadwy i ddinasyddion mewn modd mesuradwy. 

O’r astudiaethau achos a gyflwynwyd, roedd un yn ymddangos yn enghraifft dda o broblem cwbl fesuradwy y gellid, gyda rhywfaint o fewnbwn ysgafn o ran ymchwil defnyddwyr a dylunio cynnwys, ei gwella yn sylweddol. 

Problem y gwasanaeth 

Nododd Blaenau Gwent broblemau gyda’u gwasanaethau glanhau strydoedd ac roeddent wedi cynnal gwaith ymchwil darganfod cadarn i ddeall rhai o’r problemau hyn. Un o’r problemau a archwiliwyd oedd bod nifer fawr o achosion o dipio anghyfreithlon yn cael eu hadrodd trwy’r wefan, ond ar ôl cyrraedd mae’r criwiau tipio anghyfreithlon yn adrodd mai dim ond sbwriel sydd yno. 

Trwy’r gwaith ymchwil darganfod, canfuwyd bod y broses adrodd am sbwriel ar-lein mor gymhleth a dryslyd nes bod dinasyddion yn aml yn adrodd y broblem fel tipio anghyfreithlon yn lle, gan fod hynny’n haws i’r defnyddiwr.  Roedd hynny’n arwain at anfon criwiau tipio anghyfreithlon costus allan yn ddi-angen. 

Roedd problemau o ran cynnwys hefyd lle roedd yr iaith yn aneglur a’r diffiniadau o dipio anghyfreithlon a sbwriel yn anodd eu deall, gan arwain at adroddiadau anghywir. 

Y Prosiect

Trwy weithio gyda staff digidol a’r gwasanaeth ym Mlaenau Gwent, rydym yn eu cynorthwyo i wella’r gwasanaeth hwn gan ddefnyddio arferion UCD trwy arwain ar y gwaith ymchwil defnyddwyr a dylunio cynnwys: 

Ymchwil Defnyddwyr

  1. Profion defnyddioldeb i ddeall y problemau a’r pwyntiau sy’n peri pryder o fewn y gwasanaeth presennol
  2. Cyfweliadau / grwpiau ffocws defnyddwyr i archwilio anghenion dinasyddion o ran y gwasanaeth, eu modelau meddwl a’u hiaith ddewisedig.
  3. Didoli cardiau / profi ar siâp coeden er mwyn dilysu pensaernïaeth gwybodaeth
  4. Profion defnyddioldeb pellach i sicrhau bod y gwelliant i’r gwasanaeth yn diwallu anghenion y defnyddwyr

Dylunio Cynnwys

  1. Cynnal ymchwil desg i ddeall y tueddiadau lefel uchel o amgylch y testun a’r iaith
  2. Adolygu cynnwys gwasanaeth presennol yn erbyn arferion da a safonau
  3. Trosi anghenion dinasyddion a nodwyd yn ddatrysiadau cynnwys
  4. Gweithredu unrhyw newidiadau ychwanegol i gynnwys a dewisiadau iaith a nodwyd o ganlyniad i brofi

Mae’r prosiect bellach ar y gweill, bydd yn cynnwys tri sbrint 3 wythnos ac rydym yn bwriadu cwblhau erbyn dechrau mis Rhagfyr (2022). Yna byddwn yn gadael cyfnod o dri mis cyn i ni ddychwelyd i adolygu metrigau perfformiad y gwasanaeth sydd wedi’i wella a chymharu’r rhain gyda’r un metrigau o’r gwasanaeth blaenorol.

Y canlyniad

Gobeithiwn y bydd y prosiect hwn yn llwyddiannus ac y bydd yn arwain at wasanaeth sy’n hawdd i’w ddefnyddio ac sy’n diwallu anghenion defnyddwyr y gwasanaeth a’r cyngor hefyd. Gobeithiwn hefyd y gallwn, trwy ddefnyddio’r metrigau fel tystiolaeth, ddangos yn glir bod cyflawni gweithgareddau UCD cymharol ysgafn am 10 wythnos yn arwain at droi gwasanaeth sy’n methu yn wasanaeth effeithlon.

Os yw hynny’n wir, byddwn yn defnyddio’r profiad hwn fel astudiaeth achos y gallwn ei gyflwyno i uwch wneuthurwyr penderfyniadau nad ydynt yn gweld gwir werth UCD.

Byddwn yn blogio mwy am gynnydd a chanlyniadau’r prosiect hwn wrth i ni fynd ymlaen. Os oes gennych unrhyw gwestiynau, cysylltwch â mi ar tom.brame@wlga.gov.uk

Gadael Ymateb

Ni fydd eich cyfeiriad e-bost yn cael ei gyhoeddi. Mae'r meysydd gofynnol yn cael eu marcio *