Gwybodaeth Reoli Ysgolion: Nodyn briffio i Awdurdodau Lleol

Cyflwyniad

Diben y nodyn hwn i Benaethiaid TG a Phenaethiaid Addysg yw rhoi diweddariad i gydweithwyr ar gynlluniau ar gyfer system wedi’i harwain gan ddefnyddwyr i’r farchnad System Reoli Addysg presennol.

Y broblem

Mae ysgolion yng Nghymru sydd dan reolaeth awdurdod lleol, angen casglu gwybodaeth reoli i gynnal yr ysgol ac adrodd ar berfformiad.

Cydnabyddir bod angen i awdurdodau lleol ddeall dewisiadau’r farchnad ar gyfer darparu’r gwasanaeth yn unol â’u contractau cefnogi presennol. Fodd bynnag, mae perygl y gallai cynghorau gaffael systemau gwahanol, neu systemau nad ydynt yn llwyr fodloni anghenion defnyddwyr. Gallai hyn arwain at broblemau ychwanegol yn y dyfodol.

Mae uchelgais i gydweithio, ar draws cynghorau yng Nghymru, yn ôl set o ofynion craidd a rennir a fyddai’n cyflwyno cyfleoedd newydd ar gyfer cydweithredu ledled Cymru.

Yr hyn rydym yn ei wneud ynglŷn â’r peth

Mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) a’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) wedi ffurfio partneriaeth i gynnal cam “darganfod” ynglŷn ag anghenion ysgolion ac awdurdodau lleol am system gwybodaeth reoli. Cefnogir hyn gan Sam Hall, Prif Swyddog Digidol Llywodraeth Leol, a Glyn Jones, Prif Swyddog Digidol Llywodraeth Cymru.

Yn ystod cam darganfod, rydym yn gweithio i ddysgu am y broblem ac amlygu anghenion y rhai a fydd yn defnyddio’r datrysiad. Byddwn yn siarad â defnyddwyr go iawn am eu profiadau ac yn datblygu gwybodaeth drwyadl am y maes sy’n achosi problem. Mae cam darganfod yn cymryd 8-12 wythnos fel arfer, ac ar ddiwedd y cam darganfod hwn, bwriadwn gael manyleb gaffael wedi’i seilio ar anghenion ar gyfer System Reoli Addysg.

Awdurdodau lleol fydd yn gyfrifol am gaffael a ffurfweddu eu systemau. Mae gennym uchelgais a rennir ar draws cynghorau, CDPS a CLlLC i gydweithio fel consortiwm yn ôl set gytunedig o ofynion sy’n ein bodloni ni i gyd.

Cwmpas y cam darganfod

Bydd y cam darganfod yn edrych ar y meysydd canlynol:

• Adolygu a dilysu canfyddiadau’r cam darganfod blaenorol a gynhaliwyd gan CLlLC (gwnaed hyn gyda 6 awdurdod lleol)

Gan ychwanegu at y canfyddiadau hynny…

• Edrych ar y gwasanaeth o’r dechrau i’r diwedd i ddeall cyfleoedd ar draws taith gyfan y defnyddiwr
• Sefydlu set neu setiau data craidd
• Y gallu i’w ffurfweddu gan ysgolion unigol
• Anghenion seilwaith
• Y gallu i ryngweithredu â systemau eraill
• Adrodd

Nid yw’r canlynol o fewn y cwmpas:

• Ysgolion nad ydynt dan reolaeth awdurdod lleol
• Mynediad rhieni at system neu ddata
• Gofynion Llywodraeth Cymru
• Gofynion Estyn

Y tîm

Rydym wedi recriwtio dau Ymchwilydd Defnyddwyr a fydd yn ymgysylltu â phob awdurdod lleol i ddeall y pwyntiau poen o fewn y systemau presennol, ac anghenion ysgolion am eu gwybodaeth reoli. Bydd angen iddynt gael mynediad at staff ysgolion ac athrawon i gynnal cyfweliadau a thechnegau ymchwil eraill.

Mae un o’r ymchwilwyr wedi gweithio gyda’r Adran Addysg (yn Lloegr) yn flaenorol ac â phrofiad o systemau presennol.

Cânt eu cefnogi gan Reolwr Cyflawni, a fydd yn cysylltu â chi’n rheolaidd.

Llywodraethu

Byddwn yn cynnal y prosiect hwn fel un ystwyth; byddwn yn gweithio mewn cyfnodau byr o bythefnos, ac yn rhannu’r hyn rydym wedi’i ddysgu’n rheolaidd. Byddwch i gyd yn cael eich gwahodd i’n sesiynau dangos a dweud, sef y prif gyfle i roi adborth.

Yn ogystal â’r grŵp rhanddeiliaid ar y prosiect hwn, y bydd gan bob awdurdod lleol o leiaf un cynrychiolydd arno, byddwn yn ffurfio grŵp llywodraethu strategol llai o faint. Hoffem wahodd gwirfoddolwyr, yn enwedig os ydych wedi’ch grymuso i gynrychioli safbwyntiau mwy nag un awdurdod lleol. Cysylltwch â Joanna erbyn 8 Awst.