Dyluniad Gwasanaethau Digwyddiadau Bywyd – Cam Darganfod

Yn ddiweddar, rydym wedi cwblhau cam darganfod prosiect Dyluniad Gwasanaethau Digwyddiadau Bywyd. Nod y prosiect hwn oedd deall a oes ffyrdd ymarferol, cost effeithiol o’i gwneud yn haws i ddinasyddion ymgysylltu â gwasanaethau cynghorau drwy ddilyn egwyddorion dylunio sy’n canolbwyntio ar bobl.

Roedd y prosiect yn edrych ar ffyrdd o ddod â gwasanaethau ynghyd sy’n cael eu cynnig i gefnogi dinasyddion yn ystod digwyddiad bywyd penodol (fel ergyd iechyd fawr neu ysgariad). Ar gyfer y cam darganfod, canolbwyntiodd y prosiect ar y digwyddiad bywyd o ddisgyn i dlodi.

Cwmpasu’r prosiect

Roedd yn bwysig bod y tîm yn rhannu dealltwriaeth am amcanion y cam darganfod ar ddechrau’r prosiect, a’r broblem roeddem ni am fynd i’r afael â hi. Fe wnaethom ni felly, yn gyntaf, gydweithio i ddiffinio’r cwestiwn dan sylw a nod darganfod.

Cwestiwn dan sylw

Sut gallwn ei gwneud yn haws i bobl Cymru ymgysylltu â gwasanaethau’r cyngor mewn ffordd sy’n eu helpu i ddatrys eu problemau’n effeithlon, mynd i’r afael â’u materion neu ddiwallu angen penodol?

Nod darganfod

Gwella’r ddealltwriaeth o’r broblem a chynnal yr ymchwil a’r gwaith ymgysylltu gofynnol i ddeall os oes dulliau cost-effeithlon, hyfyw i’w gwneud yn haws i bobl Cymru ymgysylltu â gwasanaethau’r cyngor mewn modd sy’n eu helpu i ddatrys eu problemau, mynd i’r afael â materion neu gyflawni angen penodol.

Beth wnaethom ni

Gan ein bod am ddefnyddio ymagwedd oedd yn canolbwyntio ar bobl mewn perthynas â dylunio, roedd yn bwysig ystyried pob un oedd ynghlwm â darparu gwasanaeth – yn ymestyn y tu hwnt i’r dinesydd i gynnwys profiad gweithwyr y cyngor a phartneriaid darparu allanol.

O ganlyniad, roedd y cam darganfod yn canolbwyntio ar dair colofn o waith:

• Yn gyntaf, creu corff o ymchwil defnyddwyr i ddeall profiadau dinasyddion o fynd i dlodi, gan gynnwys sut maent yn meddwl, teimlo, ac yn ymddwyn drwy’r digwyddiad bywyd hwn.
• Yn ail, ymgysylltu â swyddogion sy’n gyfrifol am ddarparu gwasanaethau i rai sy’n mynd i dlodi, er mwyn ymchwilio i ffyrdd o gynnal dadansoddiad o ôl-brosesau’r cyngor a sut y maent yn gysylltiedig â’i gilydd. Gwnaed hyn gyda’r nod o ddeall a yw’n ymarferol creu cyfres o ganllawiau ar arferion gorau y gellir eu defnyddio fel rhan o’r broses o ddylunio gwasanaeth.
• Yn drydydd, ystyried y materion o ran helpu cynghorau i ymgorffori’r sgiliau hanfodol yn fewnol er mwyn iddynt ddylunio’r gwasanaeth a rheoli gwelliannau parhaus i’r gwasanaeth heb fod angen dibynnu ar adnoddau allanol drud.

Nod pob un o’r colofnau hyn o waith oedd dod o hyd i’r dull gorau o weithredu, amlygu unrhyw broblemau posib’ a fyddai’n atal cynnydd, a threfnu un neu fwy o opsiynau datrys problemau ymarferol, cost effeithiol i’w blaenoriaethu a’u treialu yn ystod y cam alffa (a chymryd bod achos dros gael un).

Bu i ni weithio gydag awdurdodau Merthyr, Sir Fynwy, Powys, Rhondda Cynon Taf a Wrecsam drwy gydol y cam darganfod, a hoffem ddiolch iddyn nhw am helpu a chymryd rhan yn y prosiect.

Ein canfyddiadau

Ymchwilio i’r defnyddwyr

Roedd gweithgareddau yma yn cynnwys cyfweliadau un-i-un lled-strwythurol gyda dinasyddion, grŵp ffocws gyda staff a gwirfoddolwyr o wahanol sefydliadau trydydd sector, a’r tîm yn mynd drwy wasanaethau cyngor ar-lein yn ystyried popeth. Wrth i’r tîm fynd drwy’r gwasanaethau ar-lein, bu arbenigwyr o wahanol feysydd dylunio gwasanaeth yn asesu gwahanol agweddau ar ddyluniad a theimlad gwasanaethau ar-lein ynghlwm â thlodi.

Dyma’r prif faterion a ddaeth i’r amlwg o’r ymchwil hwn:

• Roedd cyfranogwyr yn cael problemau ynghlwm ag ymwybyddiaeth o wasanaethau addas a dod o hyd iddynt, a deall pa wasanaethau roeddent yn gymwys i’w cael.
• Roedd y teimlad tuag at y cyngor a oedd yn gyfrifol am ddarparu’r gwasanaethau’n negyddol yn bennaf.
• Mae gwasanaethau’n defnyddio iaith a byrfoddau cymhleth sy’n anodd eu deall.

Mapio proses gwasanaeth

Bu i ni ddadansoddi’r ffordd orau o ddeall ôl-brosesau cynghorau, sut maent yn gysylltiedig â’i gilydd, a sut i ddod o hyd i bwyntiau poen. Fe wnaeth gweithwyr dadansoddi busnes a phrofiad defnyddwyr ymchwilio i sut mae diffinio arferion gorau ar-lein a sut i brofi er mwyn arfarnu profiadau gwirioneddol dinasyddion sy’n gwneud cais am wasanaeth drwy wefan eu cyngor.

Dyma’r materion allweddol a nodwyd:

• Roedd amrywiaeth o fethiannau i’r gwasanaethau ar-lein a adolygwyd, a’r rheiny yn aml yn sylweddol.
• Nid yw dinasyddion yn cael eu cynnwys ddigon wrth ddylunio a phrofi gwasanaethau.
• Nid yw perchnogion gwasanaethau yn siŵr sut i asesu eu gwasanaethau ar-lein yn ôl canllawiau arfer orau.

Trosglwyddo sgiliau

Roedd y meysydd y canolbwyntiwyd arnynt yma yn cynnwys datblygu ffordd o ddeall pa sgiliau oedd eu hangen, mapio bylchau sgiliau, a meithrin y sgiliau (gan sicrhau bod yr unigolyn a thimau’n defnyddio’r sgiliau newydd yn ymarferol).

Roedd y prif fater a nodwyd yn ymwneud â’r angen am gryfhau sgiliau dylunio gwasanaeth hyblyg o fewn cynghorau.

Argymhellion

Rydym ni’n credu bod y prosiect wedi cyflawni’r nod darganfod a nodwyd, ac rydym wedi argymell buddsoddi yn y cam alffa i dreialu gwahanol syniadau am ddatrysiadau.

Ar sail ein canfyddiadau ni o’r cam darganfod, bydd y rhain yn ymwneud â darparu’r adnoddau, y wybodaeth a’r sgiliau i awdurdodau i’w gwneud yn haws i ddinasyddion ymgysylltu â gwasanaethau cyngor, mewn modd sy’n eu helpu i ddatrys eu problemau’n effeithlon, mynd i’r afael â materion neu ddiwallu angen penodol.

Byddwn yn rhannu rhagor o fanylion am sut mae’r datrysiadau hyn yn edrych a sut rydym yn profi eu hymarferoldeb mewn blog ar y cam alffa yn y dyfodol, felly cadwch olwg am hwnnw – ac os hoffech chi glywed y diweddaraf am ein gwaith ni fel tîm, gallwch gofrestru i dderbyn y newyddlen ar ein gwefan.