Darganfod llyfrgell luniau Cymru gyfan

Yn ei misoedd cyntaf fel Prif Swyddog Digidol, dechreuodd Sam Hall glywed ar lafar nad oedd gan nifer o awdurdodau lleol lyfrgelloedd lluniau addas i’r diben. Roedd problemau hefyd o ran timau yn cael anhawster cael mynediad at luniau ar gyfer gwaith cyfathrebu a marchnata, ac yn gorfod prynu lluniau o lyfrgelloedd lluniau masnachol; rhywfaint o ansicrwydd am hawlfraint lluniau a thrwyddedau defnyddio lluniau; a phryderon am luniau’n cyrraedd safonau hygyrchedd.

Ymddengys y byddai newid o ddefnyddio llyfrgelloedd lluniau lleol i lyfrgelloedd lluniau a rennir ar draws Awdurdodau Lleol yn ateb y problemau hyn. Fel arfer mae gwaith darganfod yn agnostig o ran datrysiad, ond ar gyfer y prosiect hwn penderfynom ganolbwyntio ar ddichonoldeb datrysiad penodol. I sicrhau mai hwn oedd y dull gweithredu cywir, roedd angen tystiolaeth arnom. Ysgrifennom at dimau cyfathrebu ALlau a gofyn iddyn nhw gwblhau arolwg sylfaenol i ddeall:

• a fyddai ganddynt ddiddordeb mewn llyfrgell luniau a rennir ledled Cymru gyfan
• a ydynt yn credu y byddai hynny o fudd i’w ALl. 

Cawsom 25 o ymatebion, a theimlai 25 (96%) o’r atebwyr y byddai rhannu llyfrgell luniau yn fuddiol, felly aethom ati i ddarganfod.

Cam cyntaf y gwaith darganfod oedd anfon arolwg electronig at gysylltiadau yn nhimau cyfathrebu ALlau yn gofyn a yw eu tîm yn defnyddio llyfrgell luniau, ble mae’n cael ei westeio ar hyn o bryd, a ydynt yn prynu lluniau stoc ac a ydynt yn wynebu unrhyw heriau penodol gyda’u llyfrgell luniau. Helpodd yr ymatebion ni i ddeall tirwedd y llyfrgelloedd lluniau ar draws ALlau.

Cawsom 20 o ymatebion gan 14 o wahanol Awdurdodau Lleol. Roedd 12 o’r ALlau a ymatebodd yn dymuno cymryd rhan yn y prosiect darganfod, roedd 1 yn hapus gyda’u llyfrgell luniau bresennol, ac roedd 1 yn dymuno peidio â chymryd rhan. Cadarnhaodd 14 allan o 20 ymatebwr (70%) bod eu ALl yn defnyddio llyfrgell luniau ar hyn o bryd, a bod y mwyafrif ohonynt yn cael eu gwesteio ar weinydd lleol, gyriant neu ffolder, a chadarnhaodd 16 allan o 20 ymatebwr (80%) bod eu hawdurdod lleol yn aml yn prynu lluniau stoc gan lyfrgelloedd lluniau masnachol.

Holodd yr arolwg hefyd “A oes unrhyw broblemau neu heriau penodol yr ydych yn eu cael gyda’ch llyfrgell luniau bresennol neu wrth ddefnyddio llyfrgelloedd lluniau masnachol?”. Y problemau a’r heriau a adroddwyd fwyaf oedd diffyg lluniau ar gyfer Cymru neu ardaloedd penodol, cyfyngiadau amser, costau, prynu lluniau fwy nag unwaith a thrafferthion wrth rannu rhwng timau/adrannau.

Nesaf, cynhaliais grŵp ffocws gyda 5 swyddog cyfathrebu / marchnata ALlau a rheolwyr yn ogystal â chyfweliadau un-i-un gyda 2 ddefnyddiwr llyfrgelloedd lluniau. Trwy wneud hyn cawsom gipolwg manylach ar eu trefniadau presennol ar gyfer llyfrgelloedd lluniau, yr heriau a wynebant a’r gofynion penodol ar gyfer llyfrgell luniau. Er fod gan bob ALl drefniadau a gofynion gwahanol i’w gilydd, roedd gorgyffwrdd a themâu cyffredin yn dod i’r amlwg.

Yn seiliedig ar ofynion defnyddwyr a’r safbwyntiau a gasglwyd yn yr astudiaeth hwn, gwelsom bod gwir angen llyfrgell luniau a rennir ar draws y rhan fwyaf o ALlau Cymru. Teimlem y gallai:

• Wella mynediad sefydliadau at gasgliad mawr o luniau o ansawdd uchel, mewn awdurdodau lleol a rhyngddynt.
• Gwella arbedion effeithlonrwydd trwy resymoli a gwneud trefniadau storio mewnol cymhleth yn ganolog, a lleihau dyblygu gwaith.
• Lleihau’r perygl o drafferthion cyfreithiol mewn perthynas â hawliau lluniau a defnyddio lluniau heb drwydded. 
• Gwella boddhad defnyddwyr yn y pen draw trwy roi mynediad i staff awdurdodau lleol at fwy o luniau sydd eu hangen arnynt gan leihau’r amser a’r ymdrech sydd ei angen i wneud hynny.
• Sicrhau bod y lluniau yn cyrraedd safonau hygyrchedd. 
• Lleihau costau i awdurdodau lleol trwy leihau’r angen i brynu llyfrgelloedd lluniau stoc.
• Annog awdurdodau lleol i weithio’n fwy cydgysylltiedig.
  

Yr argymhelliad lefel uchel yn y gwaith darganfod hwn oedd symud ymlaen i Alpha er mwyn canfod y ffordd orau o greu llyfrgell luniau ganolog a rennir gan ALlau Cymru a allai ddiwallu eu hanghenion. Gallwch weld adroddiad manwl am y broses ddarganfod a’r canfyddiadau yn adroddiad darganfod llyfrgelloedd lluniau Cymru gyfan.

I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â mi ar tom.brame@wlga.gov.uk