Safoni ein dulliau adrodd

Fel tîm rydym bob amser yn trafod pwysigrwydd cyfathrebu da. Mae bod yn glir a chanolbwyntio ar y defnyddiwr yn gostwng llwyth gwybyddol ac yn ei gwneud yn haws i ddarllenwyr gael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt. Mae cael ffordd gyson o gyfathrebu yn cynyddu adnabyddiaeth ac yn helpu pobl i ymddiried yn yr hyn rydych yn ei ddweud.

Credwn hefyd ei bod yn bwysig ymarfer yr hyn a ddywedwn, felly yn ddiweddar bu i ni edrych ar ffyrdd o’i gwneud yn haws i greu dogfennau o ansawdd gyda safonau, strwythur a brandio a rennir.

Ein proses o gydweithio

Bu i ni gymryd agwedd ar y cyd ar gyfer yr her hon, fel y gwnawn ar gyfer bob prosiect. Mae cydweithio yn wych ar gyfer cael ystod eang o safbwyntiau, ac yn golygu bod y tîm yn fwy tebygol o gredu mewn unrhyw ateb rydym yn ei lunio gyda’n gilydd.

Gan mai un o’r dogfennau mwyaf cyffredin sy’n rhaid i bawb ei hysgrifennu yw adroddiadau, bu i ni gychwyn gyda hyfforddiant ysgrifennu adroddiadau. Rhoddodd hyn ganllawiau cyffredinol da ar ysgrifennu adroddiadau da a rhoddwyd cyfle i gael trafod pa feysydd sydd angen edrych arnynt ymhellach.

Gan mai un o’r dogfennau mwyaf cyffredin sy’n rhaid i bawb ei hysgrifennu yw adroddiadau, bu i ni gychwyn gyda hyfforddiant ysgrifennu adroddiadau. Rhoddodd hyn ganllawiau cyffredinol da ar ysgrifennu adroddiadau da a rhoddwyd cyfle i gael trafod pa feysydd sydd angen edrych arnynt ymhellach.

Templedi

Cytunwyd y byddai templedi yn cynyddu effeithlonrwydd wrth greu mathau cyffredin o ddogfennau, er enghraifft diweddariadau prosiect yn ogystal ag adroddiadau. Byddai angen i’r templedi hyn ddarparu strwythur a rennir i sicrhau ansawdd a chysondeb, wrth barhau’n ddigon hyblyg i ganiatáu ar gyfer dulliau a gofynion gwahanol pobl.

Roedd angen i ni hefyd sicrhau bod gan ein templedi hygyrchedd o’r cychwyn, er enghraifft yn cynnwys alt text ar ddelweddau nad ydynt yn addurniadol a gosod penawdau yn gywir. Golyga hyn bod gan y tîm sylfaen dda i weithio ohoni a gallant ganolbwyntio ar greu’r cynnwys gorau posib.

Egwyddorion

Ochr yn ochr â’r templedi, roeddem eisiau creu rhywfaint o egwyddorion ategol i helpu i sicrhau bod yr holl gyfathrebu yn glir ac yn gyson. Roedd yr egwyddorion hyn yn cynnwys meysydd oedd yn cynnwys:

• sut rydym yn siarad am ein hunain fel tîm
• beth a sut mae penawdau yn cael eu defnyddio
• fformatio a dosbarthu dogfennau
• y broses adolygu a chymeradwyo

Ar gyfer cwestiynau eraill am arddull, cytunwyd i ddilyn Canllaw Arddull GOV.UK ble’n bosib ac yn berthnasol, gan fod hwn wedi ei brofi trwy lawer o ymchwil a phrofi defnyddwyr. Pan na fydd cwestiwn wedi ei ateb gan y canllaw arddull, byddwn yn penderfynu sut i’w drin fel tîm, a’i ychwanegu at ein hegwyddorion dogfennaeth ein hunain.

Dull iteraidd

Yn dilyn y gweithdy, fy nghyfrifoldeb i oedd creu drafft cychwynnol o’r templedi a’r egwyddorion o nodiadau trafod y tîm. Bu i mi rannu’r rhain gyda’r tîm yn fuan er mwyn iddynt gael eu siapio yn seiliedig ar adborth cydweithredol. Mae’r dull iteraidd hwn yn sicrhau bod gennym rywbeth y mae’r tîm cyfan yn hapus ag o, ac sy’n ymdrin â phob maes a nodwyd i ddechrau.

Edrych i’r dyfodol

Fel tîm, mae gennym bellach un pwynt cyfeirio canolog a rennir ar gyfer ein dogfennaeth. Bydd y gwaith a wnaethom i gytuno ar ein templedi a’n hegwyddorion yn sicrhau fod popeth a gyhoeddwn yn gywir, yn gyson, ac ar gael yn rhwydd ac yn hawdd i ddarllenwyr ei ddeall.

Yn unol â’n hagwedd hyblyg at gyflawni, byddwn yn parhau i ystyried beth sydd gennym mewn ymateb i adborth; gofynion sy’n esblygu ac achosion newydd. Mae’n hawdd parhau i greu dogfennau statig sy’n cael eu cadw yn rhywle ac anghofio amdanynt, felly rydym yn awyddus i osgoi hyn trwy gadw ein templedi a’n hegwyddorion yn gyfeiriadau byw, a all esblygu gyda’r tîm.

Sut ydych yn rheoli eich ffordd o gyflwyno adroddiadau neu gyfathrebu yn eich tîm neu sefydliad? Gadewch i ni wybod trwy adael sylw isod, ac os ydych eisiau cadw mewn cysylltiad â thîm digidol CLlLC cofrestrwch i gael ein newyddlen..