Gwerth Trawsnewid Digidol
Mae Cynghorau yng Nghymru wedi wynebu nifer o heriau ariannol dros y blynyddoedd diweddar, gyda gostyngiadau parhaus mewn cyllid gan y llywodraeth o bron £16 biliwn dros y ddegawd flaenorol. Mae hyn yn golygu y bydd cynghorau wedi colli o leiaf 60c o bob £1 y mae’r llywodraeth wedi’i ddarparu i’w wario ar wasanaethau lleol (Cymdeithas Llywodraeth Leol 2018). Mae’r gostyngiad o ran cyllid wedi golygu bod awdurdodau lleol wedi gorfod gwneud penderfyniadau anodd er mwyn gwneud arbedion sylweddol a mabwysiadu ffyrdd o gynhyrchu refeniw ychwanegol.
Gall Awdurdodau Lleol wneud arbedion sylweddol trwy ail-gynllunio eu prosesau a mabwysiadu digidol yn ehangach yn eu sefydliad, gan arwain at fwy o effeithlonrwydd a chynhyrchiant wrth wella gwasanaethau i ddinasyddion a chyflawni arbedion sylweddol ar yr un pryd.
Isod mae rhai ffyrdd y mae digidol wedi helpu Awdurdodau Lleol i gynnal perfformiad uchel wrth wynebu heriau cyllido:
1. Casglu data mewn ffordd well
Mae trawsnewid digidol yn creu system ar gyfer casglu’r data cywir a’i gynnwys yn llawn ar gyfer gwybodaeth fusnes ar lefel uwch.
2. Rheoli adnoddau mewn ffordd well
Mae digidol yn cyfuno gwybodaeth ac adnoddau’n gyfres o offer i fusnesau. Gall integreiddio cymwysiadau, cronfeydd data a meddalwedd i mewn i ystorfa ganolog ar gyfer gwybodaeth fusnes.
Nid adran nac uned weithredol yw digidol. Mae’n cynnwys pob maes o fusnes a gall arwain at arloesedd ac effeithlonrwydd o ran prosesau ar draws timau.
3. Mewnwelediadau cwsmeriaid wedi’u gyrru gan ddata
Gall data fod yn allweddol i ddatgloi mewnwelediadau cwsmeriaid. Trwy ddeall eich cwsmeriaid a’u hanghenion yn well, gallwch greu strategaeth fusnes sy’n canolbwyntio hyd yn oed yn fwy ar gwsmeriaid.
Mae data yn galluogi strategaethau i ddarparu cynnwys mwy perthnasol, hyblyg, wedi’i bersonoli.
4. Annog diwylliant digidol (gyda gwell cydweithio).
Gall rhoi’r adnoddau cywir i aelodau’r tîm, wedi’u teilwra i’w hamgylchedd, hwyluso cydweithio.
5. Galluogi gweithio o bell a pharhad busnes
O’r pethau cyffredin i’r pethau trychinebus, mae amhariadau’n sicr o ddigwydd. O eira neu lifogydd sy’n cau ffyrdd, gan olygu ei bod yn amhosibl i weithwyr yrru i’r swyddfa, i bandemig byd-eang fel rydym wedi’i weld gyda COVID-19, sydd wedi gorfodi’r byd i weithio o bell am flwyddyn gyfan, mae’n rhaid i lywodraeth leol allu gweithredu trwy’r amser.
Mae parhad busnes a gallu i ymateb yn hanfodol. Beth am roi’r gorau i ddefnyddio papur a storio gwybodaeth hanfodol yn y cwmwl yn ddiogel? Bydd hyn yn galluogi gweithwyr i gael mynediad at ddata hanfodol, o unrhyw leoliad, trwy unrhyw ddyfais, ar unrhyw adeg.
7. Mwy o hyblygrwydd
Mae digidol yn golygu bod sefydliadau’n fwy hyblyg. Gall busnesau ddysgu o arferion a ddefnyddiwyd i ddechrau wrth ddatblygu meddalwedd i gynyddu eu hyblygrwydd i wella’r cyflymder o ran cyrraedd y farchnad a mabwysiadu strategaethau Gwelliant Parhaus. Mae hyn yn caniatáu arloesedd ac addasu cyflymach, wrth ddarparu llwybr at welliant.
8. Cynhyrchiant gwell
Mae bod â’r adnoddau technegol cywir sy’n gweithio gyda’i gilydd yn gallu symleiddio llif gwaith a gwella cynhyrchiant. Mae awtomeiddio nifer o dasgau â llaw ac integreiddio data trwy’r sefydliad yn grymuso aelodau’r tîm i weithio’n fwy effeithlon.
Astudiaeth Achos
Mae Service New South Wales (Service NSW) yn fenter gan y llywodraeth sy’n canolbwyntio ar ddarparu gwasanaethau i ddinasyddion – gan gynnwys trwyddedau gyrru, tystysgrifau geni, cardiau pobl hŷn a mwy. Roeddent yn ceisio gwella’r profiad i gwsmeriaid trwy fod yn “siop un alwad” ar gyfer holl anghenion dinasyddion. Er mwyn cyflawni’r nod hwn, dechreuodd Service NSW ar fenter i wella’r profiad i gwsmeriaid trwy sicrhau bod y gwasanaethau hyn gan y llywodraeth yn hygyrch i ddinasyddion o un lle – p’un ai fydd hynny yn bersonol, ar-lein, neu drwy ffôn symudol. Roedd hyn yn golygu bod angen integreiddio data o systemau TG adrannol y llywodraeth gyda Salesforce a dulliau cofnodi eraill yn ddiogel. Gyda chysylltedd wedi’i arwain gan API, llwyddodd Service NSW i foderneiddio ôl-systemau etifeddiaeth gydag APIs, gan arddangos mwy na 40 o adrannau allanol y llywodraeth ac asiantaethau mewn ffordd nad oedd yn peryglu diogelwch y system. Heddiw, nid yw’r isadeiledd wnaethant ei adeiladu yn seiliedig ar god pwynt-i-bwynt, ond mae’n pwysleisio dull API yn gyntaf sy’n caniatáu i Service NSW arddangos systemau etifeddiaeth gydag APIs mewn modd mesuradwy a hyblyg. Trwy ddilyn dull a gaiff ei arwain gan API o ran moderneiddio etifeddiaeth, gwnaeth Service NSW gyfuno ei wasanaethau a dod yn siop un alwad ar gyfer holl wasanaethau’r llywodraeth. O ganlyniad, gwnaethant gynyddu darpariaeth gwasanaethau digidol o 50% a gwella’r profiad i gwsmeriaid yn fawr trwy sicrhau sgôr bodlonrwydd cwsmeriaid o 97% gan 2 filiwn o gwsmeriaid.
Casgliad
Mae angen i gynghorau feddwl a gweithredu mewn modd mwy masnachol er mwyn cyflymu elw ac arbed costau. Trwy ail-gynllunio prosesau ac awtomeiddio llif gwaith, cysylltu dyfeisiau IoT (gyda hysbysiadau awtomataidd, rhybuddion a chipolwg ar ddata) a symleiddio rhyngweithio gan ddinasyddion gyda hunanwasanaeth ac AI, gall digidol drawsnewid gwasanaethau’r cyngor y mae’n eu cynnig.
Gadael Ymateb