Dod â’r prosiect darganfod cynnwys i ben
Blog wedi’i ysgrifennu gan Matt Lucht, Rheolwr Cyflawni dan gontract y prosiect.
Mawrth 2023
Fe wnaethom ddechrau prosiect ‘darganfod cynnwys llywodraeth leol’ ar 9 Ionawr. Cafodd y prosiect ei ariannu gan Gronfa Trawsnewid Digidol Llywodraeth Leol, a’i reoli gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru. Cyngor Bwrdeistref Blaenau Gwent oedd yn arwain y prosiect ar ran 4 awdurdod lleol– Blaenau Gwent, Casnewydd, Sir Fynwy a Thorfaen – gyda chefnogaeth Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol.
Ychydig wythnosau yn ôl fe wnaethom ysgrifennu blog am pam y sefydlwyd y prosiect, a sut yr oeddem yn mynd ati ynghylch y darganfod. Nawr wrth i ni agosáu at ddiwedd cam hwn y prosiect rydym eisiau dweud wrthych am yr hyn y gwnaethom ei ddysgu a rhoi argymhellion ar gyfer symud i alpha.
Bwrw golwg gyflym yn ôl
Sylweddolwyd fod awdurdodau lleol yn cael anawsterau wrth greu, cyhoeddi a chynnal cynnwys ar draws y gwasanaethau a ddarparant i’w preswylwyr.
Roeddem eisiau dangos yr effaith yr oedd hyn yn ei gael, ac ymchwilio’r cyfleoedd i wneud pethau’n wahanol.
Dymunem eisiau defnyddio enghraifft go iawn gan y credem mai hynny fyddai’n cael yr effaith fwyaf. Dewiswyd treth gyngor fel astudiaeth achos, yn benodol yn edrych ar ostyngiadau Person Sengl ac Eithriadau Myfyrwyr.
Clywed gan ddefnyddwyr
Yn ein cylch cyntaf o ymchwil defnyddwyr fe wnaethom siarad gyda 4 defnyddiwr o bob un o’r 4 awdurdod lleol i ddysgu am eu profiadau gyda defnyddio gwasanaeth presennol treth gyngor.
Roedd yn arbennig o ddiddorol clywed gan ddefnyddwyr oedd wedi symud i eiddo newydd yn ddiweddar a sut yr aethant ati i sefydlu eu taliadau treth gyngor. Pan oedd pobl yn ceisio gwneud cais ar-lein, gwelsom yn aml fod angen siarad gyda rhywun yn yr awdurdod lleol drwy e-bost neu dros y ffôn fel y gallent egluro manylion neu ganfod statws eu hymholiad treth gyngor.
Mae’n werth sôn unwaith eto nad trawsnewid y gwasanaeth treth gyngor oedd nod y darganfod yma, ond dynodi lle gallai gwell dull o ddylunio gwasanaeth helpu i wella’r gwasanaethau presennol.
Yr hyn a ddysgwyd am y gwasanaethau presennol
Yn ystod y sesiynau ymchwil defnyddwyr fe wnaethom ofyn i’r sawl oedd yn cymryd rhan i ganfod os oeddent yn gymwys am naill ai ostyngiad person sengl neu eithriad myfyriwr.
Er y gallodd rhai defnyddwyr gwblhau’r dasg hon, gwelsom ei bod yn cymryd llawer o symud o amgylch gwefannau awdurdodau lleol oedd yn aml yn golygu eu bod yn teimlo fod angen siarad gyda rhywun o fewn yr awdurdod lleol i wirio.
| “…rwyf dan straen. Os ydw i yn teimlo fel hyn ac nad yw go iawn, sut fyddai rhywun os nad oedd ganddynt y gallu i wneud hyn a bod angen iddynt wneud eu cais erbyn amser penodol”. |
Gwelsom fod yr iaith ar yr wefan yn anghyfarwydd i ddefnyddwyr ac yn achosi dryswch ac ansicrwydd. Fe wnaethom siarad am hyn yn ein nodiadau wythnosau blaenorol fel ‘iaith cyngor’.
| “Rwy’n credu ein bod wedi cyrraedd y rhan yr ydym yn siarad amdano, ond mae ‘diystyru’ yn air rhyfedd yn fy ngeirfa i” |
| “…unwaith y byddwch wedi defnyddio gwefan y cyngor ychydig o weithiau byddwch yn dechrau meddwl yr un ffordd â nhw” |
Roedd yn amlwg fod defnyddwyr yn aml yn dibynnu ar gefnogaeth a chymorth eraill i’w helpu i gwblhau tasgau ar-lein ac fe wnaethant fynegi pryder y byddent yn ei chael yn anodd iawn pe na fyddai cefnogaeth ar gael.
| “…oherwydd pe byddai [dileu enw] yn marw, byddwn mewn trafferth go iawn gan na fyddwn i’n gwybod beth oedden ei wneud ar y cyfrifiadur yma” |
Dangos gwelliannau
Adeiladu prototeip
Yn seiliedig ar yr hyn y gwnaethom ei ddysgu o’r cylch cyntaf o ymchwil defnyddwyr, roeddem eisiau ymchwilio os gallem wella’r gwasanaeth drwy ddefnyddio iaith gliriach, a dull o lywio defnyddwyr drwy’r gwasanaeth i’w helpu i ddeall os oeddent yn gymwys am ostyngiad ai peidio.
Roedd y patrwm dyluniad atebion craff gan GOV.UK yn teimlo fel dull da a rhywbeth oedd yn werth ei ymchwilio. Gallwch ddarllen mwy am hyn yn ein nodiadau wythnos am sut y gwnaethom adeiladu’r prototeip.
Rydym wedi recordio demo o’r prototeip a gallwch ei weld yma:
Ar ôl adeiladu’r prototeip fe wnaethom redeg 2il gyfres o ymchwil defnyddwyr i’n helpu i ddysgu os y gallai’r dull hwn oresgyn rhai o’r heriau y gwnaethom eu dynodi gyda’r gwasanaeth.
Profwyd y prototeip gyda 6 o ddefnyddwyr a chawsom adborth cadarnhaol o bob un o’r sesiynau. Pan ofynnwyd iddynt brofi’r un sefyllfaoedd â’r cylch cyntaf o brofion defnyddwyr, gallodd pob un
gwblhau eu teithiau yn hyderus.
| “Roedd hynna’n eitha syml” |
Fodd bynnag, mae lle yn dal i fod ar gyfer gwella. Drwy brototeipo a phrofi yn gyflym, bu modd i ni weld lle’r oedd cyfleoedd i fireinio’r cynnwys ymhellach ac ychwanegu mwy o eglurhad. Fe wnaethom hefyd ddysgu mwy am y gwasanaeth o siarad gyda defnyddwyr go iawn, byddai’r wybodaeth hon yn hanfodol ar gyfer prosiect trawsnewid treth gyngor.
| “…efallai fod rheswm dros y cam yma, ond mae’n teimlo braidd yn fiwrocrataidd” |
Gallwch ganfod y canfyddiadau lefel uchel o’r cylch hwn o ymchwil defnyddwyr yn ein nodiadau wythnos.
Ailadrodd y prototeip
Gyda defnyddwyr go iawn yn defnyddio ein prototeip, gallem weld lle gallem ailadrodd rhai o’r camau a’r cynnwys ymhellach. Oherwydd cyfyngiadau amser nid ydym wedi medru mynd â hyn i gylch arall o brofion defnyddwyr, ond teimlwn y byddai’n wych pe gallai gwaith barhau yn y maes hwn ar ôl i’r cam hwn o’r prosiect ddod i ben.
Ein argymhellion
Ym mlog olaf y darganfod siaradwn am ein hargymhellion am beth i’w wneud nesaf.
Gadael Ymateb