Blog wedi’i ysgrifennu gan Matt Lucht, Rheolwr Cyflawni dan gontract y prosiect.

Dros y 6 wythnos ddiwethaf mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent,  Cyngor Dinas Casnewydd, Cyngor Sir Fynwy a Chyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen wedi rhedeg prosiect darganfod dyluniad cynnwys a ariannwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, a chefnogir y prosiect gan y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol.

Os ydym yn onest, mae’n debyg ei fod yn ychydig o ‘darganfod+’ neu ‘hybrid darganfod/alpha’.

Rydym yn eithaf hyderus fod problem i’w datrys, ond roeddem eisiau dull amgen i amlygu’r mater tu hwnt i adroddiad arall eto fyth, ac eisiau arddangos y problemau bywyd go iawn a gaiff dinasyddion gyda’n cynnwys.

Felly, beth yw’r broblem?

Mae gan yr awdurdodau lleol broblem a gaiff ei rhannu nad yw cynnwys, ar-lein na thrwy sianeli eraill, yn cael ei reoli mor effeithiol neu mor effeithlon ag y gallai.

Caiff cynnwys yn aml ei roi ar-lein mewn dull seilo, gyda thimau wedi eu trefnu o amgylch adrannau yn hytrach na gwasanaethau pen-i-ben, gan arwain at anghysonderau mewn iaith a geirfa.

Gyda phwysau i sicrhau y caiff yr wybodaeth ddiweddaraf ei chyhoeddi, caiff y syniad o reoli cylch oes cynnwys a thynnu cynnwys sy’n hen neu sydd wedi dyddio ei golli’n aml, gan arwain at i gynnwys ddod yn ddryslyd neu anodd mynd trwyddo.

Mae llawer o’r broblem yma oherwydd etifeddu ffyrdd o weithio, a pheidio anghofio am yr angen i drin llawer iawn o wybodaeth gydag amserlenni cynyddol dyn ac adnoddau cyfyngedig.

Caiff cynnwys yn aml ei ysgrifennu gan arbenigwyr pwnc ac er yn ffeithiol gywir, caiff ei ysgrifennu o safbwynt mewnol. Byddai pethau y cyfeirir atynt fel “ieithwedd Cyngor” yn canfod eu ffyrdd ar wefannau i ddisgrifio neu enwi gwasanaethau, heb sylweddoli nad yw dinasyddion yn disgrifio’r gwasanaeth yn yr un ffordd nac yn defnyddio’r iaith honno mewn bywyd bob dydd.

Nodau y darganfod

Nid yw’r problemau a amlinellir uchod yn newydd a chawsant eu cydnabod mewn adroddiadau blaenorol ar wella gwasanaethau. Ond gyda’r llu o bwysau sy’n wynebu awdurdodau lleol ni fu’n bosibl rhoi blaenoriaeth i wneud y newidiadau hynny. Ac mae weithiau yn anodd i ddeall yn iawn yr effaith y gall newid iaith ei gael ar breswylwyr.

Yn ystod y darganfod yma roeddem eisiau canolbwyntio ar ddwy ongl i beisio amlygu pwysigrwydd dyluniad cynnwys da a cheisio codi ei flaenoriaeth o fewn y cefnlwyth gwaith.

1. Un peth yw dweud fod problem, ond mae arsylwi defnyddwyr yn profi problemau yn anhygoel o rymus.

Dymunem ddangos yr effaith go iawn a gaiff dyluniad cynnwys gwael ar wasanaethau presennol a sut y gallai newidiadau bach gael effaith gadarnhaol ar brofiad defnyddwyr mewn cyfnod cymharol fyr.

• Adnabod rhai  newidiadau ymarferol y gellir eu gwneud o fewn y timau presennol sydd yn eu lle.

Gallai llogi tîm o strategwyr cynnwys, dylunwyr ac ymchwilwyr defnyddwyr ymddangos y ffordd amlwg i wella pethau, ond mewn gwirionedd hyd yn oed pe bai’r cyllid ar gael i wneud hyn byddai angen parodrwydd ar draws y sefydliad i weithio mewn ffordd wahanol. Gobeithiwn y gallwn ddechrau sbarduno’r newid hwnnw drwy gyflwyno rhai newidiadau bach.

Beth ydyn ni wedi ei wneud hyd yma?

Rydym 6 wythnos i mewn i’r darganfod ac mae 3 wythnos arall ar ôl. Dyma lle’r ydym wedi cyrraedd hyd yma.

Arddangos yr effaith bywyd go iawn

Mae awdurdodau lleol yn gyfrifol am nifer enfawr o wasanaethau – ac mae hyn yn cyfrannu at y broblem. Roedd angen i ni ddewis un maes i ganolbwyntio arno, ac yn dilyn sgyrsiau ar draws y 4 awdurdod lleol, adolygu peth o ddadansoddeg gwefannau a data canolfannau cyswllt, a gydag ychydig o reddf yn y pair hefyd, fe wnaethom benderfynu edrych ar faes treth gyngor.

Mae’n werth nodi i ni ddewis y dreth gyngor nid oherwydd ei bod yn arbennig o wael, ond oherwydd ei fod yn faes gyda chryn gymhlethdod o ran yr iaith a ddefnyddiwyd, mae’n faes pwnc oedd yn cael ei ddeall yn rhesymol dda ar draws y tîm, mae’n weddol unffurf ar draws pob awdurdod lleol, ac mae’n wasanaeth y bydd yn rhaid i bron yr holl breswylwyr ymwneud ag ef ar ryw adeg.

Clywed gan ddefnyddwyr

Fe wnaethom gynnal nifer o sesiynau ymchwil defnyddwyr gyda phreswylwyr o bob un o’r ardaloedd awdurdodau lleol er mwyn deall sut oedd y gwasanaeth treth gyngor yn perfformio ar hyn o bryd.

Roeddem eisiau dangos sut beth oedd hi mewn gwirionedd i rywun ddefnyddio’r gwasanaeth. Fe wnaeth peth o’r hyn a welsom ac a glywsom agor ein llygaid a gwerthfawrogi sut y gallai rhai pethau y gellid eu hystyried yn eithaf syml mewn gwirionedd yn her sylweddol ar gyfer llawer o ddefnyddwyr.

https://www.flickr.com/photos/psd/8593491874/in/photolist-2m1p49e-eR12Nw-e6nTK1

Adeiladu prototeip

Gyda thystiolaeth gan ddefnyddwyr gennym, aethom ati i adeiladu rhywbeth (prototeip) i ddangos sut y gallai dull gweithredu arall weddu anghenion defnyddwyr yn well.

Dim ond ychydig dros wythnos oedd gennym i gael y prototeip ar waith, felly bu’n rhaid i ni ddal ein hunain yn ôl rhag ymgolli gormod mewn manylion. Roedd hefyd yn rhaid i ni atgoffa ei hunain na fwriedid iddo fod yn ‘brosiect trawsnewid gwasanaeth treth gyngor’ llawn ond bod y ffocws ar sut i wella agweddau dyluniad cynnwys. Gyda hynny dan sylw fe wnaethom edrych ar 2 angen defnyddwyr lefel uchel ac fe wnaethom yn bwrpasol ychwanegu rhai ymylon caled ar gyfer teithiau defnyddwyr.

Yr anghenion defnyddwyr y gwnaethom edrych arnynt oedd:

Fel person sy’n byw ar ben ei hun

Rwyf eisiau gwirio os wyf yn gymwys am ostyngiad treth gyngor  

Fel y gallaf ostwng fy mil treth gyngor;

A;

Fel myfyriwr llawn-amser

Rwyf eisiau gwirio os wyf yn gymwys am eithriad ar dalu’r dreth gyngor

Fel y gallaf ostwng fy ngwariant misol  

Roeddem yn awyddus i wneud dyluniad y prototeip mor gydweithiol ag sydd modd. Fe wnaethom ddechrau gyda gweithdy un diwrnod gan gwrdd yng Nghasnewydd i drafod a rhoi blaenoriaeth i anghenion defnyddwyr. Fe wnaethom hefyd gynnal sesiwn cyd-ddylunio gwasanaeth lle gwnaethom ymchwilio gwahanol ffyrdd o eirio cwestiynau i gael yr wybodaeth gywir gan ddefnyddwyr.

Rydym yn eitha hapus gyda lle’r ydym wedi cyrraedd, rydym wedi ei wirio gydag arbenigwyr deunydd pwnc ac mae gennym brototeip sy’n awr yn ddigon da i ddechrau profion defnyddwyr.

Beth sydd nesaf?

Profi’r prototeip

Dros yr wythnos a hanner nesaf byddwn yn profi’r prototeip gyda mwy o breswylwyr ar draws yr awdurdodau lleol. Mae gennym 9 sesiwn ar y gweill gyda phobl gyda chyfuniad da o brofiad o ddefnyddio gwasanaethau digidol.

Arfer da a chamau nesaf

Drwy edrych ar y gwasanaeth treth gyngor fe wnaethom ddysgu llawer am lwyth gwaith cyfredol creu cynnwys a lle mae heriau, tagfeydd a chyfleoedd i wneud pethau yn wahanol.

Byddwn yn ysgrifennu cymysgedd o ganllawiau arfer da a thempledi ar gyfer pethau fel sefydlu anghenion defnyddwyr, ffurflenni cais am gynnwys, sut i gasglu adborth ar wasanaeth a sut i fesur effeithlonrwydd cynnwys.

Byddwn hefyd yn cynnig argymhellion ar gyfer parhau’r gwaith hwn i alpha (neu efallai gyfres o alphas).

I gael mwy o wybodaeth gallwch ddarllen archif o’n nodiadau wythnos yma.