Prosiect Darganfod Dylunio Cynnwys – Ein argymhellion ar gyfer y camau nesaf

Blog wedi’i ysgrifennu gan Matt Lucht, Rheolwr Cyflawni dan gontract y prosiect.

Ein argymhellion ar gyfer y camau nesaf

Yn ein blog 1af fe wnaethom ddisgrifio pam fod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi ariannu prosiect darganfod cynnwys. Ac yn yr 2il flog fe wnaethom siarad am yr hyn y gwnaethom ei ddysgu yn ystod y prosiect. 

Mae’r blog hwn yn amlinellu ein hargymhellion a’r camau nesaf.

Argymhellion ar gyfer alpha

Mae ein argymhellion ar gyfer beth i’w wneud nesaf yn driphlyg.

1. Perchnogaeth cynnwys ac arddulliadur
2. Rhoi rhai o’r argymhellion arfer gorau yn eu lle a’u profi
3. Sefydlu prosiect trawsnewid gwasanaeth fydd yn mynd ymlaen â’r hyn a ddysgwyd drwy’r darganfod hwn

Perchnogaeth cynnwys ac arddulliadur

Perchnogaeth cynnwys

Roedd yn glir o siarad gyda’r awdurdodau lleol fod bylchau ym mhwy oedd yn berchen y cynnwys.

Teimlwn fod angen rhywun, neu dîm bach o bobl, o fewn pob un o’r awdurdodau lleol a gaiff eu hadnabod fel perchnogion cynnwys ar gyfer y sefydliad, sydd yn gweithredu fel ceidwaid porth i sicrhau y caiff y ffeithiau eu rhoi i’r defnyddwyr mewn ffordd y gallant ei deall.

Mae’n rhaid grymuso’r person neu’r tîm hwnnw fel perchennog a’u cefnogi i ysgrifennu cynnwys sy’n seiliedig ar anghenion defnyddwyr clir ac a ysgrifennwyd o safbwynt y defnyddiwr.

Mae angen galluogi perchennog y cynnwys i sefydlu arfer gorau dylunio cynnwys ar draws y sefydliad a bydd angen cefnogaeth y timau rheoli i sicrhau y caiff yr arferion gorau hyn eu dilyn.

I hyn gael effaith gadarnhaol, mae angen newid yn y deinamig o’r arbenigwyr deunydd pwnc neu berchnogion gwasanaeth fel ceidwaid y cynnwys i rôl lle maent yn gyfrifol am wirio ffeithiau a sicrhau bod cynnwys yn gywir, ond nid yr ysgrifennu a’r cyhoeddi.

Yn gryno, teimlwn fod angen i arbenigwyr y maes gwasanaeth barhau i fod yn berchen y ffeithiau, ond y grymuswyd perchennog cynnwys i fod yn berchen y cynnwys a sut y darperir y cynnwys hwnnw i ateb anghenion y defnyddwyr terfynol.

Arddulliadur

Argymhellwn fod sefydliadau yn sefydlu canllawiau arddull (arddulliadur) i roi fframwaith cynnwys gwell a mwy cyson. Gellir creu arddulliadur dros gyfnod, ond byddai mabwysiadu arddulliadur LLYW.CYMRU yn fan cychwyn gwych.

Bydd angen adolygu hyn yn barhaus i sicrhau y cyfeirir at bethau ar draws Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol mewn ffordd a gaiff ei rhannu, mewn iaith glir a heb fod yn ffurfiol.

Cyrsiau hyfforddiant dylunio cynnwys

Pan fyddwn yn dynodi pwy yw perchen cynnwys yn y sefydliadau, byddai’n fuddiol i’r rhai sy’n berchen y cynnwys i fynd ar gyrsiau hyfforddi dylunio cynnwys.

Mae nifer o gyrsiau hyfforddiant ar gael ond byddai cyrsiau a gaiff eu rhedeg gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn lle da i gychwyn.

Mae hefyd restr ddarllen a argymhellir ar  wefan Labs, Learn by Making  sy’n cynnwys rhai adnoddau gwirioneddol ddefnyddiol.

Arferion gorau dylunio cynnwys

Drwy’r gwahanol weithdai a sgyrsiau a gawsom yn ystod darganfod rydym wedi rhoi sylw i rai awgrymiadau arfer gorau y gellid eu gweithredu.

Gallai’r rhain gael eu profi o fewn meysydd gwasanaeth cyn eu hymestyn ar draws yr holl sefydliad.

Proses cais am gynnwys

Ar hyn o bryd caiff cynnwys ei ychwanegu at y wefan heb ystyried anghenion y defnyddwyr y dylai’r cynnwys fod yn ceisio ei gyfarch.

Yn ddelfrydol dylai’r holl gynnwys (p’un ai yn newydd neu yn diweddaru cynnwys presennol) ddod drwy  ffurflen gais am gynnwys safonol. Bydd y ffurflen gais hon yn helpu cyhoeddwyr i feddwl beth yw gwir nod y cynnwys, ac os oes yn wirioneddol angen defnyddwyr amdano.

Teimlwn y byddai gweithlu wedi ei ddiffinio yn helpu i roi amlygrwydd i ba gynnwys sydd i’w gyhoeddi, a rhoi help wrth ystyried blaenoriaeth pob cais am gynnwys. Rydym wedi adeiladu enghraifft o lif gwaith yn Trello y gellir ei gopïo a’i ailddefnyddio.

Cymuned ymarfer

Nid yw’r heriau dylunio cynnwys a welsom mewn unrhyw ffordd yn unigryw i’r 4 awdurdod lleol, neu hyd yn oed sector cyhoeddus Cymru. Credwn y byddai’n ddefnyddiol i berchnogion cynnwys ymuno â CDPS dylunio sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr a Chymuned Ymarfer Cynnwys sy’n cwrdd yn rheolaidd i drafod ymagweddau at broblemau. Mae manylion hyn ar gael ar fwrdd adnoddau Dylunio Cynnwys.

Gallai hyn gael ei gefnogi gan sianel Teams neu Slack a gaiff eu rhannu ar draws awdurdodau lleol i rannu dolenni, sylwadau ar gynnwys a syniadau.

Casglu adborth

Ar ben ein sesiynau ymchwil defnyddwyr, credwn ei bod yn bwysig deall beth mae defnyddwyr yn ei feddwl am eich gwasanaeth ar sail barhaus. Bydd y dull hwn yn galluogi’r awdurdodau lleol i ddynodi cyfleoedd i wella cynnwys y gwasanaeth yn barhaus.

Rydym wedi ysgrifennu canllawiau sut i sefydlu adborth safle a  thempled ar gyfer ffurflen adborth.

Sefydlu mesurau a metrigau

Gall fod yn anodd dynodi’r mesurau a’r metrigau cywir ar gyfer cynnwys, ond mae’n bendant yn werth treulio peth amser yn ei ystyried.

Os ceisiwch sefydlu mesurau ar gyfer y wefan yn ei chyfanrwydd, mae’n debygol y cewch hynny’n anodd, a bydd gormod o wybodaeth i’w rheoli. Fodd bynnag, bydd dewis rhan (neu wasanaeth) o’r wefan a meddwl yn gyntaf beth mae’r cynnwys hwnnw yn ceisio ei gyflawni yn eich helpu i ddynodi problemau yn gyflymach.

Mae’n rhwyddach mesur gwasanaethau sy’n arwain at ‘gwneud cais am’ neu ‘talu am’. Os mai’r nod yw llywio defnyddiwr yna bydd angen i chi feddwl am bethau eraill sy’n dangos llwyddiant.

Lle’n bosibl dylid ceisio osgoi mesurau brolio tebyg i ‘nifer ymwelwyr tudalen’ gan efallai nad yw hyn yn arwydd fod y cynnwys yn gweithio.

Yn eithaf aml ni fydd un metrig sy’n dweud yr holl stori, ond nifer o ffactorau wedi eu cyfuno. Er enghraifft, dadansoddeg gwefan, adborth tudalen a nifer galwadau i’r ganolfan cyswllt all ddweud stori sut mae eich cynnwys yn perfformio.

Gwneud mwy o brototeipio a phrofi

Mae angen grymuso timau o fewn awdurdodau lleol i wneud mwy o brototeipio a phrofi er mwyn canfod ffyrdd i wella eu gwasanaethau. Fel y dangosodd y darganfod yma, mae cael y bobl gywir gyda’r sgiliau cywir yn canolbwyntio ar broblem benodol yn helpu i ddatblygu datrysiadau mewn cyfnod bach iawn.

Mae prototeipio yn galluogi awdurdodau lleol i ganolbwyntio ar broblem benodol a phrofi syniadau newydd yn ddiogel. Mae’n rhoi cyfle i roi pethau yn barhaus o flaen defnyddwyr a chael adborth pwysig. Heb brototeipio a phrofi gyda defnyddwyr rydych yn cynyddu risg rhyddhau gwasanaeth is-safon i’r defnyddiwr.

Trawsnewid gwasanaeth

Rydym wedi sôn yn flaenorol fod cwmpas gwasanaethau awdurdodau lleol yn anhygoel o eang ac amrywiol. Nid oes datrysiad clec fawr fydd yn datrys yr holl broblemau cynnwys mewn un tro, ac ar yr un pryd.

Fodd bynnag, fel y sonnir uchod mae’r darganfod yn amlwg wedi dangos y gallwch ganfod ffyrdd yn gyflym i wneud gwelliannau drwy rymuso tîm bach sydd â’r sgiliau cywir ac a all ganolbwyntio ar broblem benodol.

Ein argymhelliad fyddai dewis gwasanaeth, yn ddelfrydol un sy’n gyffredinol ar draws pob awdurdod lleol yng Nghymru, efallai y dreth gyngor (gallem fod ag ychydig o ragfarn yma) a defnyddio hynny fel patrwm o sut y gellid gwneud pethau.

Y dreth gyngor fel ymgeisydd ar gyfer alpha

Gan ddefnyddio’r dreth gyngor fel astudiaeth achos ar gyfer y darganfod yma, go brin oedd gennym amser i fwy na’r crafu wyneb. Mae’n faes cymhleth a diddorol tu hwnt gyda llawer o gyfleoedd i gynnig profiad gwell i ddefnyddwyr, a rhoi mwy o arbedion o fewn timau gwasanaeth awdurdodau lleol.

Fel gwasanaeth sy’n gyffredin ar draws Cymru gyfan, ac un o’r gwasanaethau a gaiff ei ddarparu i’r rhan fwyaf o breswylwyr mewn un ffordd neu’i gilydd, mae’n rhywbeth y gellid gweithio arno unwaith a’i weithredu gan bob awdurdod lleol.

Mae nifer o ffyrdd y gellid cadw’r cwmpas ar gyfer alpha ar lefel hylaw, gallai un fod i gynnal y cylch gorchwyl i ‘wneud cais am ostyngiad treth gyngor’ a chynyddu’r nifer o sefyllfaoedd y mae’r gwasanaeth hwn yn darparu ar eu cyfer.

Siâp y tîm

Gallai’r sgiliau sydd eu hangen amrywio ychydig yn dibynnu ar fanylion yr alpha, ond yn gyffredinol byddech eisiau cynnwys:

• rhywun a all redeg sesiynau ymchwil defnyddwyr a helpu’r tîm i ddeall beth y dylid canolbwyntio arno nesaf
• rhywun sy’n gyfrifol am ysgrifennu cynnwys clir sy’n defnyddio iaith y mae defnyddwyr y gwasanaeth yn ei deall
• rhywun sy’n gysurus yn adeiladu prototeipiau i alluogi’r tîm i roi pethau o flaen defnyddwyr yn gyflym
• rhywun sy’n deall pwnc y gwasanaeth ac a all wneud penderfyniadau ar ran y gwasanaeth
• rhywun a all gefnogi’r tîm drwy wneud yn siŵr eu bod yn cadw ffocws ar y pethau cywir a sicrhau nad ydynt yn cael eu rhwystro neu’n mynd ar gyfeiliorn.

Gallai siâp y tîm a ddisgrifir uchod gael adnoddau gan yr awdurdodau lleol cyn belled â bod unigolion yn cael eu grymuso ac yn cael cyfle ar gyfer hyfforddiant ac yn hollbwysig gael eu caniatáu i sefydlu  a dylunio ffordd o waith sy’n canolbwyntio ar yr unigolyn.

Fodd bynnag, roedd yn glir pan wnaethom symud i’r cam prototeipio fod bwlch sylweddol am rôl datblygydd. Codwyd hyn nifer o weithiau yn y darganfod, ond datblygiad cyflym y prototeip a ddaeth ag ef i’n sylw mewn gwirionedd.

Credwn y byddai rhywun a all gymryd prototeipiau lefel uchel ac adeiladu cynnyrch ansawdd uchel y gall defnyddwyr go iawn eu defnyddio mewn amgylchedd fyw yn gymorth mawr i awdurdodau lleol i wneud a chynnal newid.

Mae’n werth nodi y bydd y rôl hefyd yn helpu gyda chefnogi a chynnal a chadw cynnyrch fel y cânt eu hadeiladu – ac ymddengys fod hynny yn rhwystr i rai prosiectau trawsnewid. Mae diffyg y rôl yn achosi risg pan fo rhywbeth yn torri, nad oes neb o gwmpas i’w drwsio.

Gwyddom fod hon yn rôl arbenigol sydd angen i’r person neu’r bobl i gael setiau sgiliau penodol, ac awgrymwn fod angen trafodaethau pellach ar sut olwg sydd ar fuddsoddiad mewn sgiliau datblygydd ar gyfer sefydliadau yn y dyfodol.