Dyluniad Gwasanaethau Digwyddiadau Bywyd: Dechrau Alffa

Rydym wedi dechrau cam Alffa ein prosiect Dyluniad Gwasanaethau Digwyddiadau Bywyd yn ddiweddar. Mae’r prosiect hwn yn edrych ar ffyrdd o wella profiadau dinasyddion sydd angen cefnogaeth y Cyngor yn ystod digwyddiad bywyd penodol – gan ganolbwyntio ar hyn o bryd ar ddigwyddiad bywyd mynd i dlodi.

Cefndir

Mae dyletswydd ar 22 cyngor Cymru i ddarparu gwasanaethau i’r bobl sy’n byw yn eu hardal, sy’n gweithio yno neu sy’n ymweld, ac mae pob awdurdod yn darparu rhwng 800 a 1,400 o wasanaethau.  

Mae llawer o ganllawiau cenedlaethol ar ddarparu gwasanaethau, ond penderfyniad pob cyngor yw sut caiff gwasanaeth ei ddarparu. Mae’r amwysedd hwn wedi creu anghysonder o ran dull gweithredu rhwng cynghorau, ac mae’n golygu bod seilos yn bodoli yn y cynghorau eu hunain yn aml.

Mae hyn wedi arwain at ddull digysylltiad yn aml o ran mynd i’r afael ag anghenion pobl sy’n profi un neu fwy o ddigwyddiadau heriol yn ystod eu bywydau.

Nod ein prosiect yw dadorchuddio cyfleoedd sy’n ei gwneud yn haws i bobl sy’n byw yng Nghymru, gweithio yno neu’n ymweld, i ymgysylltu â gwasanaethau’r Cyngor. Mewn darpariaeth hyblyg, mae’n well gennym drosi’r nod yn gwestiwn, yn bennaf oherwydd gall cwestiwn da ennyn syniadau creadigol sy’n arwain at ddarganfyddiadau a datrysiadau annisgwyl.

Cwestiwn dan sylw

Sut gallwn ei gwneud yn haws i bobl Cymru ymgysylltu â gwasanaethau’r cyngor mewn ffordd sy’n eu helpu i ddatrys eu problemau’n effeithlon, mynd i’r afael â’u materion neu ddiwallu angen penodol?

Beth wnaethom ni yn y cam Darganfod

Gallwch ddarllen am gam Darganfod y prosiect yn ein blog blaenorol, lle rydym yn siarad am y gwahanol weithgareddau a gynhaliwyd i gwmpasu a deall y broblem. Gwnaethom nodi sawl canfyddiad pwysig a oedd yn canolbwyntio ar ddigwyddiad bywyd mynd i dlodi:

Dinasyddion nad oeddent yn gwybod beth sydd ar gael iddynt

• Nid oedd llawer o gyfranogwyr yr ymchwil defnyddwyr yn gwybod pa help oedd ar gael iddynt, ac nid oedd y rhai a oedd yn gwybod, yn gwybod a oeddent yn gymwys.
• Wrth gynnal eglurhad gwybyddol o wasanaethau presennol, gwelwyd nad oedd unrhyw gyfeirio at wasanaethau eraill a allai helpu, ac roedd cynnwys yn aneglur weithiau wrth enwi’r gwasanaeth.
• Mae gweithwyr trydydd sector nad ydynt yn aml yn gwybod am bob gwasanaeth sydd ar gael i ddinasyddion felly nid ydynt yn gallu cyfeirio.

Dealltwriaeth wael ymhlith dinasyddion o brosesau a chamau

• Disgrifiodd cyfranogwyr achosion lle nad oeddent yn ymwybodol o beth ddigwyddodd i’w cais, felly roedd yn rhaid iddynt ffonio’r cyngor.
• Mae diffyg rheoli disgwyliadau a all olygu bod defnyddwyr yn ansicr am beth sy’n digwydd.

Gwasanaethau anhygyrch

• Gall heriau’r sefyllfa, heriau iechyd meddwl ac anableddau corfforol effeithio ar allu dinasyddion i gwblhau gwasanaethau’r Cyngor.
• Mae rhai elfennau gwasanaeth yn methu canllawiau WCAG a gall cynnwys fod yn anodd i’w ddarllen.
• Mae gweithwyr y trydydd sector yn dweud bod nifer anghymesur o ddefnyddwyr yn profi heriau iechyd meddwl a/neu ag anableddau corfforol.

Beth ddigwyddodd nesaf

Ar sail y canfyddiadau hyn, buom yn ystyried syniadau am ddatrysiadau posibl a fyddai’n ateb y cwestiwn yn rhannol neu’n gyfan gwbl.

Er mwyn sicrhau bod unrhyw ddatrysiadau yn alinio â chanfyddiadau’r cam Darganfod, roedd ein syniadau’n canolbwyntio ar dri maes. Sef: ei gwneud yn hawdd i bobl ganfod y gwasanaethau gofynnol; gosod disgwyliadau clir o ran beth ddylai pobl ei ddisgwyl nesaf a phryd; ac adeiladu gwasanaethau lle mae’n arferol cwblhau’r canlyniad dymunol ar gynnig cyntaf.

Ei gwneud yn hawdd i bobl ganfod y gwasanaethau

Y syniadau am ddatrysiadau posibl a nodwyd yma oedd:

• Datblygu datrysiad un man cyrraedd lle gall dinasyddion ddeall pa wasanaethau maen nhw’n gymwys i’w cael a’u bod yn cael eu cyfeirio i’r cyfeiriad cywir at wasanaethau perthnasol.
• Datblygu ffyrdd i gynghorau fod yn fwy rhagweithiol trwy ddeall yn well sut mae pobl yn ceisio gwybodaeth ar-lein pan fydd angen arnynt.

Gosod disgwyliadau

Y syniadau am ddatrysiadau posibl a nodwyd yma oedd:

• Datblygu set o ganllawiau arfer gorau i wella cyfathrebu cyn ac ar ôl cyflwyno cais gwasanaeth ar wefan cyngor.

Cwblhau’r canlyniad

Y syniadau am ddatrysiadau posibl a nodwyd yma oedd:

• Datblygu set o brofiadau ceisiadau ar-lein enghreifftiol a welwyd trwy lens digwyddiad bywyd.
• Datblygu dull o helpu swyddogion gyflawni dyluniad gwasanaeth.

Datblygu syniad am ddatrysiad dechreuol i gam Alffa

Ar ddechrau cam Alffa’r prosiect, buom yn cynnal gweithdai gyda phob un o’r syniadau am ddatrysiadau gyda’r nod o flaenoriaethu beth i ganolbwyntio arno i gychwyn.

Yn ystod y gweithdai hyn, gwnaethom ddadorchuddio syniad, sef bod cael un lle, lle gallai swyddogion a thimau TGCh gael mynediad at lyfrgell dylunio gwasanaeth o wasanaethau rheng flaen gyda chod sy’n barod am gynhyrchu a chanllawiau lleoliad, yn dangos potensial i fod yn arbennig o ddefnyddiol.

Ar ôl cynnal ymchwil dichonoldeb a phrototeipio cyflym, gwnaethom benderfynu profi’r syniad hwn gyntaf yng ngham Alffa.

Rydym am brofi:

• A oes awydd gan awdurdodau lleol i fod â llyfrgell o wasanaethau rheng flaen y gallant gael mynediad iddynt a’u defnyddio.
• Pa dîm fyddai ei angen arnom er mwyn darparu’r datrysiad hwn.
• Sut fyddai’r datrysiad hwn yn cael ei ariannu mewn beta.
• A allwn gynhyrchu gwasanaethau rheng flaen sy’n well i ddinasyddion na’r rhai maen nhw’n eu defnyddio ar hyn o bryd.

Nesaf, rydym yn rhagweld profi ffyrdd o helpu pobl sydd ar fin profi digwyddiad bywyd i ddeall yr amrywiaeth o wasanaethau sydd ar gael iddynt a helpu cynghorau i gysylltu’r gwasanaethau hyn.

Yn olaf, rydym yn disgwyl profi ffyrdd o helpu cynghorau i alinio eu presenoldeb ar-lein ag arfer gorau sefydledig y sector, gan gadw pobl wrth wraidd dylunio gwasanaethau a phrofi.

Trwy gydol y broses, ein nod yw profi ffyrdd o sicrhau y bydd unrhyw ddatrysiad Alffa a gymerir i’r cam Beta yn cryfhau sgiliau dylunio gwasanaethau hyblyg mewn cynghorau.

I grynhoi: Diffiniad o Gwblhau

Pan fyddwn ni wedi profi digon o’r gwahanol syniadau am ddatrysiadau a’n bod yn ffyddiog: 

• Bod gennym o leiaf un datrysiad hyfyw a chost-effeithiol i’r cwestiwn, y mae’n werth ei symud ymlaen i gam Beta. 
• Bod awydd mewn awdurdodau lleol i ddatblygu’r datrysiad. 
• Bod y datrysiad am gael mynediad i’r gyllideb a’r adnoddau sy’n angenrheidiol i ddarparu’r canlyniad gofynnol.

Bydd cam Alffa wedi’i ‘gwblhau’. Bryd hynny, byddwn yn canolbwyntio ein sylw ar gam Beta. Fodd bynnag, os bydd yn dod yn glir ar unrhyw adeg nad oes unrhyw ddatrysiadau hyfyw i’w cymryd i’r cam Beta, bydd cam Alffa wedi’i ‘gwblhau’ hefyd, a daw’r profi i ben.

Cyfathrebu prosiectau

Byddwn yn cyfathrebu am ein cynnydd yn rheolaidd trwy gam Alffa’r prosiect hwn, gyda negeseuon blog a sesiynau dangos a dweud er mwyn rhannu beth rydym wedi’i ddysgu ac unrhyw gamau nesaf.

Gwnaethom ddechrau gyda sesiwn ddiweddar gyda budd-ddeiliaid o’r awdurdodau lleol sy’n ymwneud â cham Alffa. Roedd hwn yn gyfle gwych i gael adborth cynnar am gwmpas a chyfeiriad y prosiect. Gwnaeth hefyd roi cipolwg i ni ar rai ystyriaethau prosiect pwysig fel cysondeb syniadau am ddatrysiadau, a’u gallu i dyfu yn unol â’r anghenion, a sut gallai’r datrysiad llyfrgell integreiddio â systemau presennol yr awdurdod.

Byddwn ni’n adolygu’r holl adborth hwn a’i ddefnyddio i ffurfio ein cynlluniau ar gyfer Alffa, a byddwn yn parhau i geisio adborth fel bod modd i ni barhau i fireinio a gwella.

Cadwch olwg ar ein blog am ddiweddariadau wrth i ni symud trwy’r prosiect ac am ffordd hawdd i gael y wybodaeth ddiweddaraf, cofrestrwch i gael ein newyddlen..